Comment réduire le papier et le stockage physique des archives de conformité

Introduction

De nombreux PDG, directeurs d’exploitation et cadres supérieurs sont confrontés au volume de papier dans leurs bureaux. Le papier était auparavant un outil nécessaire à la communication, mais il perd de son importance avec les avancées technologiques. Si vous avez du mal à gérer les dossiers physiques et que vous souhaitez faciliter votre processus d’audit de conformité, cet article de blog va vous aider !

Dans notre monde numérique, il est plus facile que jamais de numériser des documents et de les stocker proprement sur des ordinateurs. La première étape afin de réduire le stockage du papier et des archives physiques est d’évaluer vos différentes exigences réglementaires. Pour la plupart des entreprises réglementées, ces exigences comprennent :

• Les documents
• Les formations
• Les mémos

Logiciel de suivi de l’approbation des documents

Le premier moyen, et le plus simple, de réduire le papier et les archives physiques dans votre processus d’audit de conformité est de conserver tous vos documents au format numérique. Tout au long de l’année, vous utilisez une variété de documents tels que des contrats et des rapports.

Les employés doivent remplir régulièrement ces documents afin de fournir des mises à jour en temps voulu. En utilisant un logiciel de gestion des audits tel que Nabu Pro, vous pouvez télécharger des documents directement sur la plateforme, qui utilise le stockage en nuage, et recevoir une notification électronique indiquant qu’un document a été soumis ou qu’une communication a été lue.

Lorsque vous procédez à l’identification des obligations réglementaires, vérifiez quels documents doivent être approuvés et prenez note des délais d’approbation. En fonction des exigences en matière de conformité auxquelles vous êtes soumis, il sera très avantageux d’utiliser une plateforme comme Nabu Pro pour surveiller automatiquement les mises à jour de statut et les délais.

Système de gestion de la conformité

Pourquoi les logiciels de gestion de la conformité sont-ils si essentiels pour réduire le stockage du papier et des archives matérielles? C’est parce qu’ils utilisent des systèmes simples! C’est une chose de réduire l’espace physique occupé par vos dossiers, mais si vous devez tout sauvegarder sur les disques durs de votre entreprise, ce n’est pas beaucoup mieux. Avec Nabu Pro, vous n’avez pas besoin de stocker localement sur vos propres ordinateurs car nous fournissons le stockage en nuage.

Un système de gestion de la conformité doit être central, automatisé et épuré. C’est pourquoi de nombreux logiciels de gestion d’audit ne sont pas adaptés à la plupart des entreprises. Un bon logiciel de gestion des audits comprend :

• Des solutions complètes et centralisées, telles qu’un logiciel de gestion des documents (DMS), un logiciel de gestion de l’apprentissage (LMS) et un logiciel de gestion de la communication (CMS) ;
• Un système de stockage basé sur le nuage, afin d’éviter aux entreprises de perdre des données, de s’embrouiller et de devoir utiliser leur propre espace de stockage électronique ;
• Une disponibilité universelle rendue possible par une application web qui maximise l’accessibilité pour les utilisateurs sur tous les systèmes d’exploitation et appareils.

Création de rapports d’évaluation

La création de rapports d’évaluation de la conformité réglementaire devient beaucoup plus facile avec la documentation électronique. Étant donné que les audits comprennent de multiples exigences et englobent différents services au sein d’une entreprise, il est important d’éviter autant que possible d’utiliser des documents papier. Plus il y a de documents physiques, plus les risques de non-conformité sont élevés car ils sont beaucoup plus faciles à perdre.

Idéalement, lorsque vous créez votre rapport d’évaluation, vous voulez accéder à toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit. C’est ce que vous permet un logiciel de gestion des audits. En visualisant toutes les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, vous pouvez facilement collecter et assembler les éléments de preuve nécessaires pour démontrer la conformité réglementaire de votre entreprise. Mieux encore, la plateforme Nabu Pro permet aux superviseurs de générer des rapports PDF résumant le statut de conformité de n’importe quel élément ou utilisateur en quelques clics seulement !

L’objectif de Nabu Pro est de faire de la conformité réglementaire une routine, pas un problème. Trop d’entreprises luttent pour développer un processus de conformité réglementaire solide et cohérent. Avec Nabu Pro, les entreprises n’ont plus besoin de se disperser avec toutes sortes de solutions de conformité. Nabu Pro remplace toutes les autres solutions.

Solution sans contact pour les travailleurs à distance et mobiles (Comment Nabu Pro vous aide dans un contexte post-pandémique)

Chez Nabu Pro, nous savons que la COVID-19 a rendu les affaires beaucoup plus difficiles, en particulier dans les industries réglementées. C’est pourquoi nous avons fait en sorte que notre plateforme aide les clients à suivre les meilleures pratiques dans un contexte de pandémie. Notre logiciel de gestion des audits aide les entreprises à :

• Garder une distance de plus de 2 mètres entre les individus ;
• Éviter le partage de documents physiques et de mémos ;
• Rester proche de votre personnel et de vos opérations, même à distance;
• Rester accessible, à tout moment et en tout lieu.

La technologie de stockage en nuage facilite la vie des chefs d’entreprise, non seulement en temps normal, mais aussi en temps de crise. Chez Nabu Pro, en tant que société centrée sur le client, nous gardons notre fonctionnement et notre produit flexible pour répondre aux besoins des entreprises qui changent avec les événements inattendus.