Asegure el cumplimiento de los empleados con Nabu Pro: Desde la contratación hasta el despido y más

Introducción

El cumplimiento de la normativa por parte del personal es una cuestión crítica en las organizaciones reguladas. Los directivos responsables de las actividades de cumplimiento deben supervisar y documentar la aplicación de los procesos organizativos a todos los niveles para garantizar que el personal esté bien informado sobre las distintas normativas con el fin de seguir cumpliéndolas en caso de auditoría.

Desde el momento en que se contrata a un empleado, se requiere una serie de documentación y formación para garantizar el pleno cumplimiento. Documentos y formación significan correos electrónicos, expedientes y seguimientos. En muchos casos, esta gestión es costosa en tiempo y energía, sobre todo si se utilizan soluciones de gestión obsoletas. Dicho esto, la carga no se aligera. Durante todo su mandato, los empleados deben seguir cumpliendo la normativa. Incluso después del cese de la relación laboral, las empresas reguladas deben conservar los registros y documentos relacionados con sus empleados, a veces hasta 36 meses.

Nabu Pro ofrece una solución eficaz para gestionar todas las comunicaciones, la formación y los registros de sus empleados. Nuestra plataforma todo en uno le permite limitar el número de programas y canales de comunicación que utiliza, reduciendo el tiempo dedicado al seguimiento de sus empleados y el riesgo de pérdida de datos.

Este artículo detalla cómo crear documentos en la plataforma de Nabu Pro para recopilar datos de sus empleados tan pronto como sean contratados. Para comprobar la formación y las cualificaciones, lea nuestro artículo sobre este tema.

Cómo crear un documento en Nabu Pro

En cuanto se contrata a un empleado, es necesario recopilar determinados documentos para garantizar el cumplimiento de la normativa por parte de la empresa. Por ejemplo, algunas empresas necesitan recopilar el permiso de conducir y el pasaporte de sus empleados para cumplir la normativa. Nabu Pro le permite crear fácilmente documentos y recopilar la información necesaria sobre sus empleados.

Al crear un documento, Nabu Pro recopila la siguiente información:

• Título del documento
• Fecha de inicio
• Periodo de validez del documento
• Disponibilidad para ventanas de finalización y próximo vencimiento

También puede añadir uno o más prerrequisitos. Los prerrequisitos consisten en otros documentos o cursos en su plataforma Nabu Pro. De esta manera, usted asigna automáticamente a sus empleados a otros cursos y documentos sin tener que navegar manualmente por la lista de documentos.

Por último, también puede añadir instrucciones para los usuarios, comentarios y archivos adjuntos en formato PDF o JPG. Este tipo de pequeños detalles pueden ahorrar mucho tiempo a largo plazo.

Dado que trabajamos con grandes empresas, algunas de las cuales tienen un gran número de departamentos, puede asignar el documento a uno o varios grupos. Siempre buscamos optimizar nuestra plataforma y ahorrar tiempo a nuestros clientes, por lo que hemos incluido una función de selección rápida para seleccionar y eliminar elementos visibles e invisibles.

Para el último paso, se le pide que asigne el documento a uno o varios empleados para que puedan ser notificados y recibir un seguimiento automático por correo electrónico. Si diriges una empresa muy grande, agradecerás nuestra opción para filtrar a tus empleados por nombre o departamento.

Cómo garantizar que los documentos se cumplimentan y se ajustan a la normativa

En Nabu Pro, creemos firmemente que «la simplicidad es la máxima sofisticación», una creencia que nos guía en el diseño de nuestra plataforma. Nuestro código de colores le muestra claramente el número de empleados que han completado el documento, el número de empleados para los que el documento está a punto de caducar y el número de empleados que están atrasados.

Además, haciendo clic en el nombre de un empleado, tendrá acceso a toda la información sobre sus envíos y también podrá descargar los archivos adjuntos añadidos por el empleado. La información incluye:

• Fecha de expedición
• La aprobación
• Opción para descargar el archivo adjunto
• Notas
• Registro de cambios

Cómo mantener sus documentos organizados durante la permanencia de sus empleados y después de su cese

La ventaja de Nabu Pro es que no tienes que preocuparte de gestionar los datos y documentos de tus empleados. Sus documentos se almacenan en nuestros servidores mientras utilice nuestra plataforma. De esta forma, podrá conservar los documentos de sus antiguos empleados de acuerdo con la normativa de su sector. Algunos organismos reguladores exigen la conservación de los expedientes de los empleados hasta 36 meses después de su cese. Aunque estos requisitos pueden plantear problemas de gestión, Nabu Pro facilita los procesos de cumplimiento en lo que a documentos se refiere.