Cómo reducir el papel y el almacenamiento de los archivos

Introducción

Muchos directores generales, directores de operaciones y altos directivos se enfrentan al enorme volumen de papel que hay en sus oficinas. El papel solía ser una herramienta necesaria para la comunicación, pero cada vez es menos importante a medida que avanza la tecnología. Si te cuesta gestionar los archivos físicos y quieres facilitar el proceso de auditoría de cumplimiento, esta entrada del blog te ayudará.

En nuestro mundo digital, es más fácil que nunca escanear documentos y almacenarlos ordenadamente en ordenadores. El primer paso para reducir el almacenamiento de papel y los archivos físicos es evaluar los distintos requisitos normativos. Para la mayoría de las empresas reguladas, estos requisitos incluyen:

• los documentos
• los cursos de formación
• y memos

Software de seguimiento de la aprobación de documentos

La primera forma, y la más sencilla, de reducir el papel y los archivos físicos en su proceso de auditoría de cumplimiento es conservar todos sus documentos en formato digital. A lo largo del año, usted utiliza diversos documentos, como contratos e informes.

Los empleados deben cumplimentar estos documentos con regularidad para poder proporcionar actualizaciones a tiempo. Con un software de gestión de auditorías como Nabu Pro, puedes subir documentos directamente a la plataforma, que utiliza almacenamiento en la nube, y recibir notificaciones electrónicas de que se ha enviado un documento o se ha leído una comunicación.

Cuando identifique las obligaciones reglamentarias, compruebe qué documentos deben aprobarse y anote los plazos de aprobación. En función de sus requisitos de cumplimiento, será muy beneficioso utilizar una plataforma como Nabu Pro para supervisar automáticamente las actualizaciones de estado y los plazos.

Sistema de gestión de la conformidad

¿Por qué el software de gestión de la conformidad es tan esencial para reducir el almacenamiento de papel y archivos físicos? Porque utiliza sistemas sencillos. Una cosa es reducir el espacio físico que ocupan tus archivos, pero si tienes que guardarlo todo en los discos duros de tu empresa, eso no es mucho mejor. Con Nabu Pro, no necesitas almacenar localmente en tus propios ordenadores porque ofrecemos almacenamiento en la nube.

Un sistema de gestión del cumplimiento debe ser central, automatizado y despejado. Por eso, muchos paquetes de software de gestión de auditorías no son adecuados para la mayoría de las empresas. Un buen software de gestión de auditorías incluye:

• Soluciones completas y centralizadas, como software de gestión de documentos (DMS), software de gestión del aprendizaje (LMS) y software de gestión de la comunicación (CMS);
• Un sistema de almacenamiento basado en la nube para evitar que las empresas pierdan datos, se confundan y tengan que utilizar su propio espacio de almacenamiento electrónico;
• Disponibilidad universal posible gracias a una aplicación web que maximiza la accesibilidad de los usuarios en todos los sistemas operativos y dispositivos.

Creación de informes de evaluación

La creación de informes de evaluación del cumplimiento normativo resulta mucho más sencilla con documentación electrónica. Dado que las auditorías incluyen múltiples requisitos y abarcan distintos departamentos de una empresa, es importante evitar en la medida de lo posible el uso de documentos en papel. Cuantos más documentos físicos haya, mayor será el riesgo de incumplimiento, ya que es mucho más fácil perderlos.

Lo ideal es que, cuando cree su informe de evaluación, quiera acceder a toda la información que necesita en un solo lugar. Eso es lo que le permite hacer el software de gestión de auditorías. Al ver toda la información que necesita, cuando la necesita, puede recopilar y reunir fácilmente las pruebas que necesita para demostrar el cumplimiento normativo de su empresa. Lo mejor de todo es que la plataforma Nabu Pro permite a los supervisores generar informes en PDF que resumen el estado de cumplimiento de cualquier elemento o usuario con sólo unos clics.

El objetivo de Nabu Pro es convertir el cumplimiento normativo en una rutina, no en un problema. Demasiadas empresas luchan por desarrollar un proceso de cumplimiento normativo sólido y coherente. Con Nabu Pro, las empresas ya no necesitan dispersarse con todo tipo de soluciones de cumplimiento normativo. Nabu Pro sustituye a todas las demás soluciones.

Solución sin contacto para trabajadores remotos y móviles (Cómo le ayuda Nabu Pro en un contexto pospandémico)

En Nabu Pro, sabemos que el COVID-19 ha hecho que hacer negocios sea mucho más difícil, especialmente en las industrias reguladas. Por eso nos hemos asegurado de que nuestra plataforma ayude a los clientes a seguir las mejores prácticas en un entorno pandémico. Nuestro software de gestión de auditorías ayuda a las empresas a:

• Mantenga una distancia de más de 2 metros entre los individuos;
• Evite compartir documentos físicos y notas;
• Manténgase cerca de su personal y sus operaciones, incluso a distancia;
• Permanezca accesible en cualquier momento y lugar.

La tecnología de almacenamiento en la nube hace la vida más fácil a los propietarios de empresas, no sólo en tiempos normales, sino también en tiempos de crisis. En Nabu Pro, como empresa centrada en el cliente, mantenemos nuestro funcionamiento y producto flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que cambian con acontecimientos inesperados.