¿Cómo se realiza una auditoría de conformidad en Canadá?

Introducción

Una auditoría de cumplimiento es un paso importante para garantizar que su organización funciona correctamente y cumple la ley. Para obtener los mejores resultados, debe prepararse con la mayor antelación posible. Para ayudarle en este proceso, hemos elaborado una lista de comprobación gratuita de los puntos que probablemente se planteen durante una auditoría de cumplimiento. Puede consultarla cuando prepare su próxima auditoría.

Para llevar a cabo una auditoría de conformidad en Canadá, una empresa necesita conocer los procedimientos, leyes y reglamentos del sector. Es aconsejable recurrir a los consultores de Nabu Pro, que le darán toda la información necesaria.

Este artículo contiene información sobre cómo prepararse para una auditoría de cumplimiento, en Canadá o en cualquier otro país, los distintos tipos de documentos e información que tendrá que aportar y las variables a las que deberá prestar atención. Hemos creado esta lista de comprobación gratuita, que puede descargar, para llevar un registro de toda su documentación.

Reglamentos y normas sectoriales

Para cumplir los reglamentos y normas de su sector, necesita llevar un registro de diversos documentos, certificados de formación y memorandos. En nuestra lista de control gratuita, puede introducirlos en sus respectivas tablas. El seguimiento de estos elementos por separado le permite aislar los requisitos normativos y hacerse una idea clara de sus puntos débiles.

Si establece un código que los directivos, empleados y auditores puedan entender, facilitará el trabajo de todos. En nuestra lista de control gratuita, hemos utilizado un código que distingue entre formación general para operaciones en el extranjero y formación específica. Los códigos facilitan la lectura de los elementos a lo largo del proceso y lo hacen más claro.

En su lista de control, lleve un registro de los documentos, la formación y los memorandos aprobados, así como de su periodo de validez. La ventana de validez le recuerda la fecha límite en la que todos los empleados de la empresa o departamento deben completar los elementos. De este modo, puede estar seguro de que no se pasa por alto ningún requisito normativo aprobado.

Determinación de las obligaciones reglamentarias

Su informe de conformidad debe demostrar que cumple la normativa. Pero antes de poder crear este documento, tiene que identificar los procedimientos que necesita llevar a cabo para cumplir la normativa y las normas del sector. La mejor manera de hacerlo es segmentar su empresa en grupos con requisitos similares.

En nuestra lista de control gratuita, utilizamos como ejemplos a los pilotos, los pilotos contratados y los expedidores. Estos grupos tienen diferentes obligaciones reglamentarias. Con la plataforma Nabu Pro, podemos echar un vistazo a estos diferentes grupos y ver qué empleados han cumplido los requisitos reglamentarios. Al segmentar el trabajo de cumplimiento por grupos, es más fácil centrarse en lo que queda por hacer.

Las obligaciones reglamentarias se identifican a varios niveles. El mejor proceso para preparar una auditoría de cumplimiento es aquel que le permite adoptar distintos puntos de vista. Por ejemplo, puede optar por examinar el tipo de obligación (por ejemplo, documentos, formación, memorandos), el tipo de formación o el grupo de empleados. ¿Por qué debería hacerlo? Porque multiplicar las perspectivas le permite identificar rápidamente las áreas de riesgo.

Software de gestión de auditorías de conformidad

Para reducir el riesgo de multas, siga todos los procedimientos reglamentarios, asegurándose de que cada empleado ha cumplido con sus obligaciones. Además de su lista de comprobación, debe utilizar un software de gestión de auditorías como Nabu Pro. Nabu Pro le permite cargar toda su formación, documentos y memorandos en un solo lugar y configurar recordatorios y notificaciones para el control automático del cumplimiento.

La clave para garantizar el cumplimiento de la normativa es ir siempre por delante. El software de gestión de auditorías le permite seguir, en tiempo real, qué requisitos de cumplimiento se han cumplido y cuáles no. También le permite hacer un seguimiento de las actualizaciones de estado y los plazos. Al centralizar y automatizar el proceso de verificación del cumplimiento, el software de gestión de auditorías reduce el riesgo de multas.

Las auditorías de cumplimiento son una realidad en los sectores regulados, pero no son la razón de nuestro negocio. Por eso tratamos de simplificarlas y automatizarlas en la medida de lo posible. Es más, con la tecnología de que disponemos, podemos delegar gran parte del proceso en sistemas que recuerdan mejor que nosotros los plazos y los requisitos. Por eso el software de gestión de auditorías de cumplimiento es un salvavidas que mejora nuestro trabajo.

Nabu Pro es el mejor y más sencillo software de gestión de auditorías que existe.