Elimine las aplicaciones inútiles para la gestión de la conformidad

Introducción

El cumplimiento es un aspecto importante de nuestro negocio. Es lo que nos mantiene alejados de problemas legales. No basta con tener políticas, también hay que mantenerlas actualizadas y aplicarlas de forma continua. Por ello, existen todo tipo de soluciones para controlar el cumplimiento. Pero estas soluciones son a menudo peligrosas. ¿Por qué? Porque hacen que el cumplimiento sea demasiado complejo y nos dejan vulnerables.

Una de las mejores formas de proteger su empresa de problemas legales es eliminar las aplicaciones de software innecesarias para la gestión del cumplimiento normativo. ¿Cuál es el resultado? Escritorios despejados, ejecutivos y directivos menos estresados y un proceso más racionalizado. En este artículo, veremos cómo puede agilizar su proceso de gestión del cumplimiento eliminando las aplicaciones de software innecesarias.

Paso 1: Identificar los requisitos legales

El primer paso, y el más importante, para eliminar aplicaciones informáticas innecesarias es hacer balance de sus requisitos legales.

Durante este proceso debe plantearse una serie de preguntas:

• ¿Qué procedimientos de cumplimiento debe seguir?
• ¿Qué pruebas debe presentar en la auditoría de conformidad?
• ¿Quiénes son las personas que «marcan las casillas» en el proceso?
• ¿Dónde se almacenan la información y los datos?

He aquí, por ejemplo, los requisitos legales más comunes:

• Normativa gubernamental de su país o del país extranjero en el que opera.
• Normas exigidas por un cliente, que pueden venir impuestas por contrato o por las mejores prácticas.
• Nuevos procedimientos establecidos por su sistema de gestión de la seguridad.
• Obtener o mantener certificaciones de organizaciones reconocidas en su campo de actividad.

Una vez que haya hecho balance de sus requisitos legales, puede empezar a evaluar la idoneidad de sus aplicaciones informáticas actuales para la gestión del cumplimiento.

Paso 2: Evaluar las aplicaciones informáticas actuales para la gestión del cumplimiento de la normativa

Probablemente utilice varias aplicaciones informáticas para la gestión del cumplimiento de la normativa. Puede que incluso tenga procesos más antiguos, como el almacenamiento de documentos físicos. Necesita evaluar si estas aplicaciones y procesos son eficaces.

Hágase las siguientes preguntas sobre sus aplicaciones y procesos:

• ¿Sirve esta aplicación/proceso para más de un propósito?
• ¿Se puso en marcha esta aplicación/proceso para resolver un problema inmediato en ese momento?
• ¿Podríamos funcionar sin esta aplicación/proceso en el futuro?
• ¿Puede esta aplicación/proceso hacer más de lo que hace actualmente?

Para tener un proceso de gestión del cumplimiento sostenible, hay que ser reflexivo y lógico con las aplicaciones y los procesos.

A veces implantamos aplicaciones o procesos porque tenemos una necesidad imperiosa de ellos en ese momento. Pero esto suele dar lugar a malas compras y a una complicación excesiva de nuestro proceso. Una vez que te hayas hecho algunas preguntas críticas, tienes que plantearte alternativas.

Paso 3: Considere Nabu Pro como su aplicación integral de gestión del cumplimiento normativo

Nabu Pro es una empresa de sistemas de gestión del cumplimiento con sede en Montreal, Quebec. Ofrecemos una plataforma integral de gobernanza, riesgo y cumplimiento para empresas de sectores muy regulados.

En un panorama en el que la gestión del cumplimiento es desordenada y caótica, Nabu Pro aprovecha las ventajas de la centralización y la automatización. Hemos creado una plataforma que incluye software de gestión de documentos (DMS), software de gestión de la comunicación (CMS) y software de gestión del aprendizaje (LMS).

Nabu Pro ofrece funciones como:

• Centralice sus documentos;
• Alertas y notificaciones automáticas para supervisores y empleados;
• Se adapta fácilmente a sus requisitos normativos en materia de formación, seguimiento de documentos y comunicación;
• No requiere apenas tiempo para formar a sus empleados;
• Servicio con software, que le permite obtener asistencia para todas las funciones integradas.

El objetivo de Nabu Pro es hacer que el proceso de auditoría de cumplimiento sea rutinario, no un problema. Para lograrlo, el proceso de gestión del cumplimiento debe racionalizarse para centrarse en satisfacer los requisitos legales de la forma más fácil y rápida posible. Esto es lo que ofrece Nabu Pro con su sencilla plataforma basada en web.