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- Propietarios y Administradores
Introducción
Da miedo pensarlo, pero su empresa podría ser vulnerable a una auditoría reglamentaria. Y puede ocurrir en cualquier momento. Tiene que ser consciente de las implicaciones si se descubre que su empresa incumple las normas de conformidad. En este artículo, repasaremos algunas de las áreas más comunes en las que las empresas fracasan en las auditorías y cómo puede prepararse para ellas con antelación para que su empresa se mantenga a salvo de medidas punitivas.
Evaluación del riesgo de cumplimiento de la normativa
A la hora de evaluar sus riesgos, debe adoptar una visión holística de su empresa. En primer lugar, debe identificar sus requisitos de cumplimiento. ¿Qué se necesita en su sector para cumplir las leyes y normas? Por ejemplo, en la industria aeroespacial se exigen diversos cursos de formación y documentos como licencias de piloto. Además, hay innumerables memorandos que deben ser leídos por las personas clave de la empresa.
La mejor manera de evaluar el riesgo es separar cada requisito normativo. Por ejemplo, examine la formación, los documentos y los memorandos por separado y evalúe su nivel de cumplimiento. De este modo, podrá identificar fácilmente las áreas problemáticas de su empresa y tomar las medidas necesarias.
Por ejemplo, si la mayoría de sus riesgos de cumplimiento se encuentran en la categoría de formación, puede que necesite revisar la política de formación de la empresa para asegurarse de que sigue cumpliendo las normas. Si el problema está en el área de los memorandos, puede que necesite revisar su política de comunicaciones. ¿Por qué las personas clave no leen los memorandos? Siempre hay un problema en la raíz de cualquier síntoma. Por eso el software de gestión del cumplimiento de las auditorías de Nabu Pro ofrece secciones separadas para la formación, los documentos y los memorandos.
Cómo corregir las deficiencias de cumplimiento
Aunque sus riesgos de cumplimiento pueden deberse a fallos sistémicos, la realidad del cumplimiento normativo es que es responsabilidad de todos. Esto significa que una sola persona puede convertir una empresa que cumple la normativa en un castillo de naipes. Por eso es importante vigilar constantemente a todos los responsables del cumplimiento.
La mejor manera de mantener a los individuos responsables es establecer recordatorios y notificaciones. La plataforma de gestión del cumplimiento de auditorías de Nabu Pro proporciona recordatorios y notificaciones automáticos para garantizar que todos los empleados cumplen los requisitos normativos. Además, Nabu Pro está diseñada para que cada requisito normativo pueda tener su propia ventana de disponibilidad y validez, lo que facilita el ajuste del seguimiento automático para cada elemento. La plataforma también permite a los supervisores definir notificaciones manuales al enviar memorandos de comunicación.
Si bien es importante trabajar por una cultura de cumplimiento de la normativa y unos sistemas sólidos, también lo es garantizar que cada persona cumpla con sus responsabilidades. Todo el panorama normativo depende de que las personas hagan su trabajo de forma segura cada día. Por eso son esenciales las alertas, los recordatorios y las notificaciones reglamentarias.
El objetivo de Nabu Pro es convertir el cumplimiento normativo en una rutina, no en un problema. Demasiadas empresas luchan por desarrollar un proceso de cumplimiento normativo sólido y coherente. Con Nabu Pro, las empresas ya no necesitan dispersarse demasiado entre diferentes soluciones de cumplimiento normativo. Nabu Pro sustituye a todas las demás soluciones.
