Simplificar el cumplimiento con la automatización y los grupos [3 pasos]

Introducción

Cuando se dirige una empresa muy regulada, el cumplimiento de la normativa puede convertirse rápidamente en una pesadilla. Diferentes departamentos. Diferentes funciones. Diferentes requisitos de cumplimiento. ¿Cómo puede hacer un seguimiento de todo y asegurarse de que todo el mundo cumple sus requisitos antes de la próxima auditoría?

Nabu Pro es una solución integral de cumplimiento normativo que le ayuda a compartir documentos, memorandos y formación en un único lugar. Al hacerlo, Nabu Pro le ayuda a simplificar la preparación de su auditoría de cumplimiento, ¡ahorrándole tiempo y dinero!

Dos de nuestras funciones más potentes son la automatización y los grupos. Mientras que la automatización te ayuda a quitarte las manos del volante, los grupos te ayudan a organizar y componer el efecto de tu automatización. Cuando utilices Nabu Pro, sigue estos tres pasos para automatizar y agrupar tus documentos de forma que tu proceso de cumplimiento normativo pueda seguir funcionando con el mínimo esfuerzo por tu parte.

1. Reúna a sus empleados y personal

Antes de nada, piensa en los distintos departamentos y puestos de tu empresa y en cómo podrían necesitar compartir determinados documentos, memorandos y materiales de formación. Hay distintas formas de agrupar a los empleados y al personal:

• Departamento
• Posición
• Proyecto
• Equipamiento
• Localización
• Tarea
• Cualificación

No olvides que los miembros del grupo compartirán el contenido. Por ejemplo, si creas un grupo para todos los implicados en un proyecto concreto, se les asignarán todos los cursos de formación y los memorandos. Dicho esto, puedes definir parámetros especiales y asignar ciertos contenidos a determinados miembros.

Los grupos son ideales para combinar diferentes materiales de formación que conducen a una cualificación concreta. Por ejemplo, si los empleados necesitan realizar 5 cursos de formación diferentes para utilizar un determinado equipo, puedes crear un grupo para ese equipo.

2. Añadir y automatizar documentos, memorandos y material de formación

Una vez creados los grupos, puede añadir y automatizar el contenido que se distribuirá a estos grupos. Nabu Pro te permite subir fácilmente todos tus documentos, materiales de formación y memorandos a su plataforma online con diferentes configuraciones.

Al descargar un documento o un curso de formación, Nabu Pro le pide que introduzca una fecha de caducidad inicial y un periodo de validez. Estos dos parámetros activarán recordatorios automáticos, enviados directamente a los correos electrónicos de tus usuarios. De esta forma, no tendrás que perseguir a tus empleados; ¡Nabu Pro se encarga de ello!

Cuando añada material de formación a Nabu Pro, también se le pedirá que lo añada:

• Prerrequisitos
• Puntuación mínima exigida
• Instrucciones
• Comentarios

Una vez que haya añadido y configurado su equipo, siempre puede volver, modificarlo y ajustar la configuración. Por ejemplo, puede cambiar la fecha de caducidad inicial o el periodo de validez. También puedes cambiar el contenido de la formación.

El siguiente paso es asignar su documento, curso o memo a un grupo. Seleccione todos los grupos que correspondan para vincularlos al documento. También puede conceder acceso a usuarios individuales.

3. Añada usuarios y rellene sus grupos

Tus grupos ya están en su sitio, al igual que tus documentos, memos y materiales de formación. Si aún no tienes todos tus usuarios en Nabu Pro, ahora es el momento de añadirlos. En la sección Usuarios, Nabu Pro te permite añadir usuarios individuales.

Para añadir usuarios, Nabu Pro te pide :

• Tipo de licencia: Comunicación o Control
• Nombre y correo electrónico
• Número de empleado
• Fecha de inicio/contratación
• Fecha de finalización/salida

Nabu Pro también te pedirá que añadas a tu usuario a cualquier grupo al que pertenezca. A continuación, podrá conceder fácilmente al usuario acceso a cursos y memos individuales filtrando los recursos en función de los grupos que tenga asignados. Por último, Nabu Pro le pedirá que establezca un plazo inicial en el que el usuario deberá completar todos los elementos.

Siempre puedes añadir nuevos usuarios a los grupos más adelante en la sección Usuarios. Simplemente haz clic en el usuario y, en las opciones de la página, haz clic en «Asignar grupos». Si necesitas modificar tu grupo, ve a la sección Grupos.

¿Está preparado para simplificar su cumplimiento de la normativa?

Después de seguir estos tres pasos, habrá simplificado oficialmente el cumplimiento de la normativa y facilitado a su empresa la superación de las auditorías de cumplimiento. Listo para ver cómo Nabu Pro le hará la vida más fácil?

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