Comment faire un audit de conformité au Québec?

Introduction

L’audit de conformité est une étape importante afin garantir le bon fonctionnement de votre organisation, ainsi que le respect des lois. Afin d’obtenir des résultats optimaux, vous devez vous y préparer à l’avance autant que possible. Pour vous aider dans ce processus, nous avons compilé une liste de contrôle gratuite des points susceptibles d’être soulevés lors d’un audit de conformité. Vous pourrez vous y référer lorsque vous ferez la préparation de votre prochain audit.

Pour faire un audit de conformité au Québec, une entreprise doit connaître les procédures, les lois et les règlements de l’industrie. Il est conseillé de faire appel à des consultants de Nabu Pro qui vous donneront l’heure juste.

Cet article contient des informations quant à la manière de se préparer pour un audit de conformité, au Québec ou ailleurs, les différents types de documents et d’informations que vous devrez fournir, ainsi que les variables auxquelles vous devrez porter attention. Nous avons créé cette liste de contrôle gratuite, que vous pouvez télécharger, afin de garder une trace de toutes vos documentations.

Réglementations et normes sectorielles

Pour vous conformer aux réglementations et aux normes de votre secteur, vous devez conserver la trace de divers documents, attestations de formation et mémos. Dans notre liste de contrôle gratuite, vous pouvez les saisir dans leur tableau respectif. Suivre ces éléments séparément vous permet d’isoler les exigences réglementaires et d’avoir une idée claire de vos points faibles.

En établissant un code compréhensible pour les responsables, les employés et les auditeurs, vous pouvez faciliter le travail de tous. Dans notre liste de contrôle gratuite, nous avons utilisé un code qui distingue la formation générale des opérations outre-mer et la formation spécifique. Les codes facilitent la lisibilité des éléments tout au long du processus et le rendent plus clair.

Sur votre liste de contrôle, gardez une trace des documents, formations et mémos approuvés, ainsi que de leur fenêtre de validité. Cette dernière vous rappelle le délai à l’intérieur duquel les éléments doivent être complétés par tous les employés de l’entreprise ou du service. Ainsi, vous êtes certains qu’aucune exigence réglementaire approuvée n’est oubliée.

Identification des obligations réglementaires

Votre rapport de conformité doit fournir la preuve que vous vous conformez aux réglementations. Mais avant de pouvoir créer ce document, vous devez identifier les procédures à entreprendre pour répondre aux règlements et aux normes du secteur. La meilleure façon d’y parvenir est de segmenter votre entreprise en groupes soumis à des exigences similaires.

Dans notre liste de contrôle gratuite, nous utilisons les pilotes, les pilotes contractuels et les répartiteurs comme exemples. Ces groupes ont des obligations réglementaires différentes. Avec la plateforme Nabu Pro, nous sommes en mesure de jeter un coup d’œil à ces différents groupes et de voir quels employés ont satisfait aux exigences réglementaires. En segmentant le travail de conformité par groupes, il est plus facile de se concentrer sur ce qui reste à faire.

L’identification des obligations réglementaires se passe à plusieurs niveaux. Le meilleur processus de préparation de l’audit de conformité est celui qui permet d’adopter différents points de vue. Par exemple, vous pouvez choisir d’examiner le type d’obligation (par exemple : document, formation, mémos), le type de formation ou le groupe d’employés. Pourquoi? C’est parce que multiplier les perspectives permet d’identifier rapidement les zones à risque.

Logiciel de gestion des audits de conformité

Pour réduire le risque d’amendes, suivez toutes les procédures réglementaires en vous assurant que chaque employé a rempli ses fonctions. En plus de votre liste de contrôle, vous devriez utiliser un logiciel de gestion des audits, comme Nabu Pro. Nabu Pro vous permet de télécharger toutes vos formations, documents et mémos en un seul endroit et de configurer des rappels et des notifications pour un suivi automatique de la conformité.

La clé pour garantir la conformité aux réglementations est de toujours s’y prendre d’avance. Un logiciel de gestion des audits permet de suivre, en temps réel, les exigences de conformité satisfaites et celles qui ne le sont pas. Il vous permet également de suivre les mises à jour de statut et des échéances. En centralisant et en automatisant le processus de vérification de la conformité, le logiciel de gestion des audits réduit les risques d’amendes.

Les audits de conformité sont une réalité à laquelle nous devons faire face dans les secteurs réglementés, mais ils ne sont pas la raison pour laquelle nous sommes en affaires. C’est pourquoi nous cherchons à les simplifier et à les automatiser autant que possible. De plus, avec la technologie qui est à notre disposition, nous pouvons déléguer une grande partie du processus à des systèmes qui sont plus performants que nous pour se souvenir des délais et des exigences. C’est pourquoi un logiciel de gestion d’audit de conformité est une bouée de sauvetage qui améliore notre travail.

Nabu Pro est le meilleur et le plus simple des logiciels de gestion des audits à votre disposition.