Mejores prácticas de cumplimiento: ponga todo a su favor para su auditoría

Introducción

La mejor forma de proteger a su empresa de costosos incumplimientos es aplicar de forma proactiva un programa de auditoría de cumplimiento bien estructurado y eficaz. Puede ser un proceso difícil y largo, pero la reducción de riesgos y el ahorro de costes bien merecen la inversión. En los sectores altamente regulados, el cumplimiento puede hacer o deshacer una empresa.

Souvent, les personnes chargées de la gestion de la conformité ne sont pas formées professionnellement aux tâches à accomplir. Et c’est normal. La conformité est quelque chose que nous devons faire, pas quelque chose que nous voulons faire. Cet article énumère les pratiques d’audit de conformité que vous pouvez immédiatement mettre en œuvre dans votre entreprise pour éviter d’être confronté à des amendes de l’organisme de réglementation.

1. Comprender la gestión de auditorías y los requisitos del sector

Aunque la experiencia suele ser esencial para gestionar el proceso de auditoría, la experiencia sin comprensión no le llevará muy lejos. Asegúrese de comprender el proceso de gestión de auditorías. Un recurso es el blog de Nabu Pro, que cuenta con diversos artículos y recursos sobre el tema.

Una vez que comprenda el proceso general de gestión de auditorías, asegúrese de que conoce los requisitos de su sector. Puede visitar el sitio web de su regulador para averiguar qué se exige en su sector. También puede utilizar el servicio de asistencia reglamentaria Nabu Pro.

2. Centralice todos sus requisitos de conformidad

Las empresas pueden reducir radicalmente el riesgo de multas reglamentarias centralizando todos los archivos relacionados con el proceso de cumplimiento. Los archivos suelen incluir comunicaciones escritas, material de formación y fotocopias de licencias y certificaciones.

En lugar de guardar todos estos archivos en distintas ubicaciones (digitales o físicas), utilice un sistema de gestión del cumplimiento basado en la nube, como Nabu Pro, al que pueda acceder en cualquier momento cualquier dispositivo con conexión a Internet. La mejor manera de pasar las auditorías de cumplimiento sin problemas es reducir el número de acciones implicadas.

3. Automatizar recordatorios y notificaciones

Todos sabemos que el cumplimiento es un trabajo de equipo. Si una persona no cumple las normas, toda la empresa está en peligro. Pero, ¿cómo podemos asegurarnos de que todo el mundo cumple las normas cuando estamos ocupados garantizando el buen funcionamiento de la empresa?

La automatización es la clave. Recordar a los empleados y directivos que tienen que asistir a cursos de formación y aprobar documentos no debería rondarnos por la cabeza. En lugar de eso, deberíamos buscar formas de delegar estas tareas en un ordenador. Afortunadamente, Nabu Pro envía automáticamente notificaciones por correo electrónico a todas las personas implicadas en el proceso de cumplimiento en función de parámetros predeterminados.

4. Prepárese con antelación

Una de las peores cosas de las auditorías de cumplimiento es que pueden dejarnos buscando información con días de antelación. La realidad es que es fácil posponer las cosas cuando no disponemos de las herramientas y los procesos adecuados.

Una vez que disponga de un sistema eficaz de gestión del cumplimiento, como Nabu Pro, asegúrese de empezar a trabajar en su auditoría de cumplimiento con antelación. Todo lo que tiene que hacer es iniciar sesión en su panel de control, buscar las áreas que incumplen la normativa y ponerse en contacto con las personas pertinentes. Con Nabu Pro es así de fácil.

5. Crear una cultura de cumplimiento

Con las herramientas y procesos adecuados, no sólo es más fácil evitar la procrastinación, sino también crear una cultura de cumplimiento. ¿Qué es una cultura de cumplimiento? Es una cultura en la que las personas toman proactivamente las medidas necesarias para cumplir la normativa.

Puede crear una cultura de cumplimiento integrando el cumplimiento en todos los aspectos de su empresa. Por ejemplo, en las reuniones de departamento, discuta cómo determinadas acciones pueden afectar al cumplimiento.

Otra forma de crear una cultura de cumplimiento es estar siempre preparado para la próxima auditoría de cumplimiento. Anime a quienes completen pronto sus requisitos de cumplimiento y promueva la verificación periódica de los requisitos de cumplimiento en todos los departamentos.

El objetivo de Nabu Pro es convertir el proceso de auditoría de cumplimiento en una rutina, no en un problema. Si desea automatizar las mejores prácticas de cumplimiento, considere la posibilidad de utilizar Nabu Pro en su empresa.