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Cette ressource est idéale pour:

  • Propriétaires et Administrateurs

Introduction

La meilleure façon de protéger votre entreprise contre des failles de conformité coûteuses est de mettre en œuvre de manière proactive un programme d’audit de conformité bien structuré et efficace. Ce processus peut être difficile et prendre du temps, mais la réduction des risques et les économies réalisées valent bien l’investissement. Dans les secteurs hautement réglementés, la conformité peut faire ou défaire une entreprise.

Souvent, les personnes chargées de la gestion de la conformité ne sont pas formées professionnellement aux tâches à accomplir. Et c’est normal. La conformité est quelque chose que nous devons faire, pas quelque chose que nous voulons faire. Cet article énumère les pratiques d’audit de conformité que vous pouvez immédiatement mettre en œuvre dans votre entreprise pour éviter d’être confronté à des amendes de l’organisme de réglementation.

1. Comprendre la gestion de l’audit et les exigences du secteur

Bien que l’expérience soit souvent essentielle pour gérer le processus d’audit, l’expérience sans la compréhension ne nous mènera pas très loin. Assurez-vous de comprendre le processus de gestion des audits. Une ressource est le blog de NabuPro, qui présente une variété d’articles et de ressources sur le sujet.

Une fois que vous avez compris le processus global de gestion des audits, assurez-vous de connaître les exigences de votre secteur. Vous pouvez consulter le site Web de votre organisme de réglementation pour connaître les exigences de votre secteur. Vous pouvez également utiliser le service de veille réglementaire de NabuPro.

Meilleures pratiques en conformité au Quebec
Connaissez vos exigences réglementaires

2. Centralisez toutes vos exigences de conformité

Les entreprises peuvent réduire radicalement le risque d’amendes réglementaires en centralisant tous les fichiers liés au processus de conformité. Les fichiers comprennent souvent des communications écrites, des supports de formation et des photocopies de licences et de certifications.

Plutôt que de conserver tous ces fichiers dans différents endroits (numériques ou physiques), utilisez un système de gestion de la conformité basé sur le cloud, tel que NabuPro, accessible à tout moment par n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet fonctionnelle. La meilleure façon de passer les audits de conformité sans tracas est de réduire le nombre d’actions impliquées.

Meilleures pratiques en conformité

3. Automatisez les rappels et les notifications

Nous savons tous que la conformité est un travail d’équipe. Si une personne ne se conforme pas, c’est toute l’entreprise qui est à risque. Mais comment s’assurer que tout le monde est en conformité alors que nous sommes occupés à veiller au bon fonctionnement de l’entreprise ?

L’automatisation est la clé. Rappeler aux employés et aux responsables qu’ils doivent suivre des formations et approuver des documents ne doit pas nous encombrer l’esprit. Au lieu de cela, nous devrions trouver des moyens de déléguer ces tâches à un ordinateur. Heureusement, NabuPro envoie automatiquement des notifications par courriel à toutes les personnes impliquées dans le processus de conformité en fonction de paramètres prédéterminés.

Notifications Automatisées

4. Préparez-vous à l’avance

L’un des pires aspects des audits de conformité est qu’ils peuvent nous pousser à chercher des informations quelques jours avant. La réalité est qu’il est facile de tergiverser lorsque nous ne disposons pas des bons outils et processus.

Une fois que vous avez un système de gestion de la conformité efficace, tel que NabuPro, assurez-vous de commencer à travailler sur votre audit de conformité à l’avance. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter à votre tableau de bord, de rechercher les zones non conformes et de communiquer avec les personnes concernées. C’est aussi simple que cela avec NabuPro !

gestion de l'audit

5. Créez une culture de conformité

Avec les bons outils et processus, il est non seulement plus facile d’éviter la procrastination, mais il est aussi plus facile de créer une culture de conformité. Qu’est-ce qu’une culture de la conformité ? C’est une culture dans laquelle les gens prennent de manière proactive les mesures nécessaires à la conformité.

Vous pouvez créer une culture de la conformité en intégrant la conformité dans tous les aspects de votre activité. Par exemple, lors des réunions de service, discutez de la manière dont certaines actions peuvent affecter la conformité.

Centraliser exigences de conformité

Une autre façon de créer une culture de la conformité est de toujours être en état de préparation pour le prochain audit de conformité. Encouragez ceux qui remplissent tôt leurs exigences de conformité et favorisez la vérification régulière des exigences de conformité dans tous les départements.

L’objectif de NabuPro est de faire du processus d’audit de conformité une routine, pas un problème. Si vous souhaitez automatiser les meilleures pratiques de conformité, envisagez d’utiliser NabuPro dans votre entreprise.