Automatizar el control de las notas para garantizar el cumplimiento en la industria aeroespacial

Introducción

En el mundo de las empresas reguladas, un simple memorándum puede cambiarlo todo. Ya se trate de un cambio en un proceso interno, en una política o en un ajuste, los memorandos pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una auditoría de cumplimiento.

Dada su importancia, es imperativo asegurarse de que todas las partes pertinentes han leído los memorandos, y en el momento oportuno. Por desgracia, los canales de comunicación e intercambio de documentos de muchas empresas están anticuados y plantean importantes riesgos de cumplimiento.

Nabu Pro ofrece una solución todo en uno para gestionar las comunicaciones de su empresa. Una de las características más ventajosas de la plataforma es la automatización del seguimiento de las notas, lo que garantiza el cumplimiento del personal en todo momento.

Este artículo explica cómo utilizar esta función para ahorrar tiempo y reducir el estrés que conlleva la gestión del seguimiento de notas.

Desde el panel de control de Nabu Pro, puedes acceder a la sección Memos.

Para evitar confusiones, Nabu Pro separa los memos en dos categorías:

• Activos

• En vigor

Creación de un memo para su distribución en Nabu Pro

Nabu Pro te permite crear un memo en su plataforma. De este modo, podrás centralizar tus comunicaciones y simplificar la vida de todos los usuarios implicados.

El sistema de creación de notas de Nabu Pro incluye toda la información necesaria para una gestión rápida y sencilla:

• Título

• Número de memo

• Entrada en vigor

• Estado de urgencia

• Contenido

• Documentos adjuntos

• Preguntas de validación

Seguimiento de sus notas en Nabu Pro y contabilidad de las mismas

Nabu Pro te permite visualizar tus memos activos para que todos tus datos sean claros y de fácil acceso. Puede ver sus memos activos y los que están en vigor en el siguiente orden ascendente o descendente:

• El número de memo

• El título del memo

• Estado (leído por todos)

• Fecha de entrada en vigor

Gracias a estas opciones de visualización, podrá detectar fácilmente las notas que hacen que su empresa no cumpla la normativa y poner remedio a la situación con mayor rapidez. Puede acceder a información específica sobre cada nota. Además de esta información, podrás ver el estado de cada usuario afectado y podrás indicarles el estado de «no leído».

De este modo, podrá contabilizar el número de usuarios que han leído y firmado la nota. También puedes identificar rápidamente a los usuarios que no cumplen la normativa para poder remediar rápidamente la situación antes de una auditoría de conformidad.

Pruebas (sincronizadas y centralizadas)

Una de las mayores ventajas de la plataforma Nabu Pro en lo que respecta a los memorandos es la sincronización y centralización de las pruebas. A diferencia de los métodos arcaicos que utilizan papel y firmas a mano, Nabu Pro mantiene todas las notas y firmas en un solo lugar. Ya no tendrás que preocuparte antes de una auditoría de cumplimiento, y sólo tendrás que mover un dedo para encontrar la información relevante.

La plataforma Nabu Pro ha sido diseñada para reducir el tiempo que normalmente se dedica a gestionar los procesos de cumplimiento. Las empresas reguladas, aunque son responsables del cumplimiento de diversas normativas, no deberían dedicar más tiempo del necesario a gestionar los procesos de cumplimiento. Nabu Pro es el socio ideal para optimizar su negocio y su tiempo.