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Introduction

Dans le monde des entreprises réglementées, un simple mémo peut tout changer. Que ce soit un changement de processus à l’interne, un changement de politique ou encore des ajustements, les mémos peuvent faire la différence entre le succès ou l’échec d’un audit de conformité. 

Étant donné leur importance, il est impératif de veiller à ce que tous les partis concernés aient lu les mémos, et ce, dans des délais appropriés. Malheureusement, les canaux de communication et de partage de documents pour plusieurs entreprises sont désuets et posent des risques majeurs pour leur conformité.

NabuPro offre une solution tout-en-un pour la gestion de vos communications à l’intérieur de votre entreprise. L’une des fonctionnalités les plus avantageuses de la plateforme est l’automatisation du suivi des mémos, ce qui permet d’assurer la conformité du personnel en tout temps.

Cet article vous détaille la façon d’utiliser cette fonctionnalité afin de sauver du temps et de réduire le stress qui vient avec la gestion des suivis des mémos.

Depuis le tableau de bord de NabuPro, vous pouvez accéder à la section Mémos.

Navigation vers la section mémos
Navigation vers la section mémos

Afin d’éviter toute confusion, NabuPro sépare les mémos en deux catégories : 

  • Actifs 
  • En vigueur

Créer un mémo à distribuer dans NabuPro

NabuPro vous permet de créer un mémo à même sa plateforme. De ce fait, vous centralisez vos communications et vous simplifiez la vie de tous les utilisateurs concernés.

Créer un mémo
Créer un mémo

Le système de création de mémos de NabuPro inclut toutes les informations nécessaires à une gestion simple et rapide.

  • Titre
  • Numéro du mémo 
  • Entrée en vigueur
  • Notifications
  • Contenu 
  • Pièces jointes

Faire le suivi de vos mémos dans NabuPro et comptabiliser 

NabuPro vous permet de visualiser vos mémos actifs de manière à ce que toutes vos données soient claires et faciles d’accès. Vous pouvez visionner vos mémos actifs et ceux en vigueur selon les ordres croissants ou décroissants suivants : 

  • Le numéro du mémo
  • Le titre du mémo
  • Le statut (lu par tous)
  • La date d’entrée en vigueur
  • La date d’entrée en vigueur

Grâce à ces options de visualisation, vous pouvez facilement repérer les mémos qui rendent votre entreprise non conforme et ainsi remédier à la situation plus rapidement. Vous pouvez accéder aux renseignements spécifiques de chaque mémo. En plus de ces informations, vous pourrez voir le statut de chaque utilisateur concerné et vous pouvez indiquer le statut « non lu » pour ceux-ci.

Liste des mémos actifs
Liste des mémos actifs

Ainsi, vous pouvez comptabiliser le nombre d’utilisateurs ayant lu et ayant signé le mémo. Vous pouvez aussi rapidement prendre connaissance des utilisateurs non conformes afin de remédier rapidement à la situation avant un audit de conformité.

Preuves (synchronisées et centralisées)

L’un des plus grands bénéfices de la plateforme NabuPro en ce qui a trait au mémo est la synchronisation et la centralisation des preuves. Contrairement aux méthodes archaïques utilisant papier et signatures à la main, NabuPro permet de garder tous les mémos et toutes les signatures à un seul endroit. Vous n’aurez plus d’inquiétudes avant un audit de conformité et vous n’aurez qu’à lever le petit doigt pour trouver l’information pertinente.

La plateforme NabuPro a été conçue afin de réduire le temps normalement utilisé dans la gestion des processus de conformité. Les entreprises réglementées, bien que responsables du respect des diverses réglementations, ne devraient pas passer plus de temps que nécessaire à la gestion des processus de conformité. NabuPro est le partenaire idéal pour optimiser votre entreprise et votre temps.