Software de auditoría de cumplimiento: la guía definitiva

Introducción

Como directivos, siempre buscamos simplificar nuestros procesos, facilitar nuestro trabajo y mantener la seguridad de nuestras empresas. En este sentido, el software de auditoría de cumplimiento es una de las mejores inversiones que podemos hacer.

En este artículo analizamos las distintas características de los programas de auditoría de cumplimiento y cómo elegir el más adecuado para su empresa. No hay escasez de software de auditoría de cumplimiento y puede resultar difícil decidir cuál es el que mejor se adapta a sus necesidades.

Al final de este artículo, no sólo conocerá mejor el software de auditoría de cumplimiento, sino que también podrá tomar una decisión informada sobre qué programa es el adecuado para usted.

¿Qué es el software de auditoría de cumplimiento?

¿Es usted nuevo en el cumplimiento de la normativa y necesita ponerse al día?

El software de auditoría de cumplimiento es una herramienta utilizada por los responsables de cumplimiento para centralizar la información necesaria para el programa de cumplimiento. Antes de someterse a una auditoría externa de cumplimiento, los responsables de cumplimiento utilizan este software para crear informes que identifican áreas de incumplimiento y recomiendan planes de acción correctivos.

El software de gestión de la conformidad se utiliza para evaluar y supervisar el cumplimiento de :

• políticas internas
• políticas exteriores
• normas del sector
• formación de los empleados
• acreditación de los empleados

En términos más generales, el software de cumplimiento «forma parte de la estrategia de gestión de riesgos de cumplimiento de una organización». Hoy en día, existen en el mercado muchos tipos de software de auditoría de cumplimiento. Entre las características comunes se incluyen:

• la capacidad de seguir los cambios a lo largo del tiempo,
• generar informes personalizables,
• e integrarse con otras aplicaciones empresariales, como los sistemas ERP.

A la hora de elegir una solución de auditoría de cumplimiento para su organización, es importante tener en cuenta sus necesidades y requisitos específicos.

¿Cuáles son las ventajas del software de auditoría de cumplimiento?

El software de auditoría de cumplimiento ahorra tiempo y dinero. Si alguna vez ha gestionado el cumplimiento normativo de una empresa, sabrá lo complejo que puede ser el proceso de auditoría y que las auditorías normativas externas pueden causar grandes quebraderos de cabeza.

Dirigir una empresa ya es bastante difícil; mantener el cumplimiento de la normativa lo hace aún más difícil. Sin embargo, no puede permitirse una multa o una condena por incumplimiento.

La solución es supervisar sus procesos empresariales, y hacerlo de la forma más sencilla posible. Aquí es donde entra en juego el software de auditoría de cumplimiento. El software de auditoría de cumplimiento le permite :

• formalizar y compartir los objetivos estratégicos necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa
• enumerar y asignar tareas, funciones y responsabilidades en materia de cumplimiento de la normativa
• automatizar los flujos de trabajo para garantizar la capacidad de respuesta y el cumplimiento de los plazos
• crear un proceso de supervisión interna a través del cual se controle el cumplimiento de las normas por parte de los empleados
• asignar tareas a los empleados, a los directivos y a la dirección
• crear procesos de gestión de riesgos para directivos y ejecutivos
• realizar evaluaciones de riesgos basadas en los datos recogidos
• centralizar las políticas internas, las normativas externas y las normas del sector
• realizar una auditoría interna cuando sea necesario para verificar el cumplimiento en cualquier momento
• crear una cultura de trabajo sana que valore el cumplimiento de las normas en toda la organización
• identificar las causas profundas de los fallos de conformidad y de los procesos no conformes
• conocer mejor los pasos necesarios para seguir cumpliendo la normativa y superar las auditorías periódicas

El software de auditoría de cumplimiento permite obtener resultados de auditoría interna más fiables. Esto ayuda a las organizaciones a evitar sanciones, condenas y cualquier otra consecuencia negativa que castigue el incumplimiento.

El uso de software de auditoría de cumplimiento también mejora la comunicación entre los distintos departamentos de una organización, ya que todas las partes interesadas pueden ver el progreso y los resultados de una auditoría en tiempo real.

¿Qué debe buscar en un software de auditoría de cumplimiento?

Cuando busque un software de auditoría de cumplimiento, tenga en cuenta estas características importantes. En primer lugar, el software debe ser fácil de usar y comprender para todos los miembros de la empresa.

El programa también debe tener una interfaz fácil de usar que facilite la introducción de datos y la creación de informes. El programa también debe poder utilizar varios tipos de datos para ofrecerle una imagen completa del estado de cumplimiento de su organización.

En general, el software de cumplimiento debería aumentar la seguridad de su empresa, reducir el riesgo general y proporcionar claridad. Cuando analice diferentes soluciones de software de cumplimiento normativo, hágase (o hágaselo a su representante de ventas) las siguientes preguntas:

• ¿Cómo puede este software ayudarme a clarificar los objetivos estratégicos para el resto de la empresa?
• ¿Cómo puede este software automatizar los flujos de trabajo? ¿Qué flujos de trabajo? ¿Cuánto tiempo podemos ahorrar?
• ¿Cómo puede ayudarnos este software a centralizar y compartir las normas reglamentarias con el resto del equipo?
• ¿Cómo puede este software ayudarnos a simplificar nuestros esfuerzos de evaluación de riesgos?
• ¿Cómo puede este software centralizar nuestros requisitos de cumplimiento?
• ¿Cómo puede ayudarnos este software a preparar nuestra auditoría?
• ¿Es fácil realizar auditorías internas con el programa informático?
• ¿Cómo nos ayudará el programa a mitigar los riesgos, y qué riesgos?
• ¿Cuánto tiempo pueden ahorrar nuestros responsables de calidad con este software?
• ¿Qué pasos hay que seguir para realizar auditorías en el programa informático?
• ¿Qué objetivos de cumplimiento puede esperar alcanzar nuestra empresa con el software?
• ¿Qué medidas de rendimiento podemos mejorar con este programa?
• ¿Qué tareas de cumplimiento vamos a acortar o eliminar gracias a este software?

Por último, el software debe incluir herramientas para crear planes de acción que le permitan abordar todas las áreas de incumplimiento. Investigando estas características, puede estar seguro de encontrar la solución de auditoría de cumplimiento adecuada para usted.

¿Cómo elegir el software de auditoría de cumplimiento adecuado para su empresa?

Son muchos los factores que entran en juego a la hora de elegir el software de auditoría de cumplimiento adecuado para su empresa. Entre ellos se incluyen:

• el tipo de empresa que gestiona
• el tamaño de su empresa
• el entorno informático de su empresa
• sus necesidades específicas de cumplimiento

Además, las distintas plataformas de software de auditoría de cumplimiento ofrecen muchas funciones y opciones diferentes. Por eso es importante saber cuáles son las más adecuadas para su empresa.

He aquí el proceso paso a paso:

Paso 1: Determine el tipo de empresa que tiene

El primer paso es comprender el tipo de organización que gestiona. Esto incluye comprender los tipos de normativa asociados a la clasificación específica de su empresa. Su empresa puede ser pública o privada, comercial o sin ánimo de lucro, y de propiedad pública o privada.

Las empresas tienen normativas diferentes y algunos tipos de software de auditoría sólo son adecuados para determinados tipos de empresas. Conocer esta información desde el principio le ahorrará tiempo al permitirle identificar más rápidamente los productos adecuados durante su fase de investigación.

Paso 2: Considere el tamaño de su empresa

El segundo paso es considerar el tamaño de su empresa. Las empresas pequeñas no necesitan un sistema de auditoría tan sólido como las grandes. Por ejemplo, es probable que una empresa grande tenga más empleados y más sedes, lo que dificulta mucho la tarea de rastrear datos y elaborar informes.

Por otro lado, una empresa más pequeña con menos personal puede ser más capaz de gestionar ciertos procesos manualmente. Los sistemas automatizados suelen funcionar mejor en empresas más grandes, ya que pueden gestionar mayores volúmenes de datos con mayor precisión.

Paso 3: Elige un programa con funciones útiles que satisfagan todas tus necesidades

No todas las auditorías de conformidad son iguales. Algunas se centran únicamente en documentos financieros, mientras que otras incluyen comprobaciones de seguridad medioambiental, así como auditorías externas de normas industriales y operaciones comerciales.

Antes de tomar una decisión definitiva, asegúrese de que el software de auditoría de cumplimiento que elija satisfaga las necesidades de su empresa. Asegúrese no solo de que tiene todas las funciones que necesita, sino también de que no está pagando por funciones que su empresa no necesitará.

Cómo sacar el máximo partido del software de auditoría de cumplimiento

Cuando elija un software de auditoría de cumplimiento, su tarea no sólo consistirá en garantizar el cumplimiento, sino también en ayudar a su empresa a sacar el máximo partido de su inversión.

He aquí tres consejos que le ayudarán a sacar el máximo partido de su software de auditoría de cumplimiento:

1. Utilízala para crear listas de comprobación de lo que hay que hacer para cumplir cada normativa. Así te asegurarás de que no se olvida nada y de que todos los responsables saben lo que tienen que hacer.
2. Manténgase al día de los cambios en el panorama normativo. Así podrá adaptar sus procesos en consecuencia sin quedarse atrás. En Nabu Pro, ofrecemos este servicio con nuestro software de auditoría de cumplimiento.
3. Utilice las funciones de elaboración de informes para generar informes periódicos sobre el estado de cumplimiento de su empresa. Estos informes pueden utilizarse internamente con fines de control o compartirse con clientes o inversores para demostrarles que se toma en serio el cumplimiento de la normativa.

En general, la forma más eficaz de sacar el máximo partido a su software de auditoría de cumplimiento es elegir un producto de una empresa que realmente valore el éxito de sus clientes. La filosofía Service-with-a-Software de Nabu Pro es un gran ejemplo de ello. Nuestro software viene con un servicio de atención al cliente excepcional y una instalación realizada con usted para que no tenga que soportar la carga inicial.

Otra forma de sacar el máximo partido de su software de auditoría de cumplimiento es adoptar las mejores prácticas de auditoría de cumplimiento al utilizar su software. Nuestro equipo ha preparado un artículo sobre este tema específico con cinco sencillos pasos a seguir.

¿Cuáles son las características comunes de los programas de auditoría?

No hay dos soluciones de software de auditoría de cumplimiento que sean iguales. Sin embargo, la mayoría de ellas contienen al menos algunas de las siguientes características.

Busque estas características en el software de auditoría de cumplimiento que elija, ya que sin duda serán relevantes para su empresa y sector.

1. Base de datos reglamentaria: Base de datos actualizada de reglamentos, leyes y normas relativos a un sector u organización específicos.
2. Gestión de políticas: Capacidad para crear, gestionar y aplicar políticas y procedimientos de cumplimiento.
3. Evaluación de riesgos: Capacidad para evaluar e identificar riesgos de cumplimiento e infracciones.
4. Seguimiento del cumplimiento: Capacidad para rastrear y supervisar el cumplimiento de reglamentos, leyes y normas, y generar informes sobre el estado de cumplimiento.
5. Generación de informes: Capacidad para generar informes personalizados sobre el estado de cumplimiento y los resultados, incluidas recomendaciones de medidas correctoras.
6. Colaboración y comunicación: Herramientas para apoyar la colaboración entre los miembros del equipo de cumplimiento, las partes interesadas y la dirección, incluida la gestión de tareas, el intercambio de documentos y la comunicación.
7. Alertas y notificaciones: Posibilidad de recibir alertas y notificaciones cuando se detecten posibles infracciones o riesgos en materia de cumplimiento.

Estas características proporcionan una buena base de lo que debe buscar en un software de auditoría de cumplimiento.

Los 10 mejores programas de auditoría de cumplimiento

Para comenzar su búsqueda de software de auditoría de cumplimiento, aquí tiene 10 opciones que puede considerar (aparte de Nabu Pro y sin ningún orden en particular). Tenga en cuenta que la mejor solución depende de cada organización y de sus requisitos específicos. Además de consultar esta lista, investigue por su cuenta.

1. AuditBoard
2. RSA Archer
3. Onspring
4. NAVEX Global
5. Riskonnect
6. MetricStream
7. Qualys Policy Compliance
8. AdAuditPlus
9. ProcessUnity
10. MasterControl
11. VComply
12. LexComply

Si quieres descubrir las 5 mejores opciones, lee este artículo.

Soluciones de auditoría de conformidad que satisfacen a los auditores y garantizan la seguridad de la empresa

Sea cual sea la solución que acabe utilizando, asegúrese de que satisface a los auditores y garantiza la seguridad de la empresa. Para lograrlo, una solución de auditoría de cumplimiento debe tener las siguientes características:

1. Seguridad robusta: La solución debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger los datos confidenciales y evitar accesos no autorizados.
2. Automatización: La solución debe automatizar las tareas manuales y repetitivas, como la recopilación y el análisis de datos, para aumentar la eficacia y reducir los errores.
3. Personalización: La solución debe ofrecer opciones de personalización para satisfacer las necesidades y requisitos específicos de la organización, incluidos los requisitos de cumplimiento normativo.
4. Seguimiento de la auditoría: La solución debe proporcionar visibilidad en tiempo real del proceso de auditoría, incluido el estado de cada tarea de auditoría y los resultados de cada prueba.
5. Gestión de pruebas: La solución debe proporcionar un método seguro y organizado para almacenar y recuperar pruebas, como documentos, capturas de pantalla y otros artefactos de auditoría.
   

   

6. Informes y análisis: La solución debe proporcionar funciones completas de informes y análisis de datos, incluida la capacidad de generar informes de auditoría y análisis de tendencias.
7. Colaboración: La solución debe permitir la colaboración entre auditores, directivos y otras partes interesadas, para facilitar una comunicación y una toma de decisiones eficaces.
8. Escalabilidad: La solución debe ser escalable para adaptarse al crecimiento y a las necesidades cambiantes y admitir múltiples auditorías y centros.

Las etapas del ciclo de vida de la auditoría

Recuerde que su solución de auditoría de cumplimiento es una herramienta que le ayuda a completar el proceso de auditoría de forma más rápida y eficaz. Asegúrese de que su software de auditoría de cumplimiento le ayuda a facilitar estas etapas del ciclo de vida de la auditoría.

Las etapas del ciclo de vida de la auditoría suelen incluir :

Etapa 1: Planificación

Definir el alcance y los objetivos de la auditoría, identificar los recursos necesarios y determinar los riesgos y ámbitos de interés.

Etapa 2: Preparación

Recopilación de datos e información pertinentes, elaboración de listas de comprobación y procedimientos de prueba de auditoría y preparación del equipo de auditoría.

Etapa 3: Trabajo de campo

Realizar visitas sobre el terreno, recoger pruebas y documentar los resultados.

Etapa 4: Análisis

Evaluar las pruebas y los datos recopilados, identificar problemas o riesgos y determinar el nivel de cumplimiento.

Etapa 5: Informes

Elaborar un informe escrito en el que se resuman las conclusiones, las recomendaciones y las respuestas de la dirección.

Etapa 6: Seguimiento

Supervisar la aplicación de las recomendaciones y evaluar la eficacia de las medidas correctoras.

Etapa 7: Clausura

Documentar las conclusiones finales de la auditoría y asegurarse de que el expediente de auditoría está completo y se conserva correctamente.

(Nota: los pasos específicos y su secuencia pueden variar en función del tipo de auditoría, el tamaño y la complejidad de la organización, y los requisitos normativos).

Conclusión

Ya sabe que el software de auditoría de cumplimiento es importante. Pero es aún más importante encontrar el adecuado para usted. El software adecuado le ayudará a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que garantiza que su empresa sigue cumpliendo plenamente la normativa.

Gracias a esta guía, ahora tiene una buena idea de lo que debe buscar en una solución de software de cumplimiento. Hemos explicado qué es el software de cumplimiento, las ventajas que puede aportar a su empresa y algunas de las principales características que debe tener en cuenta a la hora de elegir una solución. También hemos proporcionado una lista de las características que debe buscar y las opciones que debe tener en cuenta. A estas alturas, debería ser capaz de tomar una decisión informada sobre qué software comprar.

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