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Introduction

La conformité du personnel est un enjeu crucial dans les entreprises réglementées. Les cadres assumant la responsabilité des activités de conformité doivent surveiller et documenter, à tous les niveaux, l’application des processus organisationnels destinés à s’assurer que le personnel soit bien informé sur les différentes réglementations afin de rester conforme en cas d’audit.

À partir du moment où un employé est embauché, un éventail de documents à lire et de formations à faire sont obligatoires afin d’assurer une conformité complète. Qui dit documents et formations dit courriels, dossiers et suivis. Dans bien des cas, cette gestion coûte cher en temps et en énergie, surtout lorsqu’on utilise des solutions de gestion désuètes. Ceci étant dit, le fardeau des cadres ne s’allège pas : tout au long de leur mandat, les employés doivent rester conformes. Même au-delà d’une cessation d’emploi, les entreprises réglementées doivent conserver les dossiers et les documents reliés à leurs anciens employés, parfois, jusqu’à 36 mois.

NabuPro offre une solution efficace pour la gestion de toutes vos communications, vos formations pour vos employés et leur dossier. Notre plateforme tout-en-un vous permet de limiter le nombre de logiciels et de canaux de communications que vous utilisez, ce qui réduit le temps passé à faire le suivi avec vos employés et les risques de perte de données.

Cet article vous détaille les étapes de création des documents dans la plateforme de NabuPro afin de collecter les données de vos employés dès leur embauche. Pour contrôler les formations et les qualifications, lisez notre article à ce sujet.

Comment créer un document dans NabuPro

Dès l’embauche d’un employé, vous devez recueillir certains documents afin d’assurer la conformité de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises se doivent de recueillir le permis de conduire et le passeport de leurs employés afin d’être conformes. NabuPro vous permet de créer des documents aisément pour recueillir les informations nécessaires à propos de vos employés.

Créer un document
Créer un document

Lors de la création d’un document, NabuPro collecte les informations suivantes :

  • Titre du document
  • Expiration initiale
  • Temps accordé pour le compléter
  • Période de validité du document
  • Paramètres de disponibilité et d’expiration imminente

Vous pouvez également ajouter des prérequis, ceux-ci consistent en d’autres documents ou formations dans votre plateforme NabuPro. Ainsi, vous assignez automatiquement cet employé à d’autres formations et documents sans avoir à naviguer manuellement la liste de documents. 

Finalement, vous pouvez également ajouter des commentaires et des pièces jointes en formats PDF ou JPG. Ce genre de petits détails peut sauver énormément de temps au bout du compte !

Puisque nous travaillons avec de grandes entreprises, certaines d’entre elles sont composées d’un grand nombre de départements, vous pouvez donc assigner le document à un ou plusieurs groupes. Nous cherchons toujours à optimiser notre plateforme et à faire sauver du temps à nos clients ; ainsi, nous avons inclus des sélections rapides afin de sélectionner et d’effacer les items visibles ou invisibles.

Pour la dernière étape, NabuPro vous demande d’assigner le document aux employés concernés afin qu’ils soient notifiés et qu’ils reçoivent des suivis automatiques par courriel. Si vous gérez une très grande entreprise, vous apprécierez notre option permettant de filtrer vos employés par nom ou par département. 

Comment s’assurer que les documents sont remplis et conformes

Chez NabuPro, nous croyons fermement que la simplicité est la sophistication suprême et cette croyance nous guide dans le design de notre plateforme. Notre code de couleur vous indique clairement le nombre d’employés ayant complété le document, le nombre d’employés pour qui le document est en expiration imminente et le nombre d’employés en retard. 

De plus, en cliquant sur le nom d’un employé, vous aurez accès à toutes les informations pour ses soumissions et vous pourrez également télécharger les pièces jointes ajoutées par l’employé. Ces informations incluent :

  • La date d’émission 
  • L’approbation
  • L’option de télécharger la pièce jointe
  • Les notes
  • Le journal des modifications
Historique d'un utilisateur
Historique d’un utilisateur

Comment garder vos documents ordonnés durant le mandat de vos employés et au-delà de leur cessation d’emploi

L’avantage que vous offre NabuPro est de ne plus avoir d’inquiétudes face à la gestion des données et des documents de vos employés. Vos documents sont stockés dans nos serveurs, et ce, tant et aussi longtemps que vous utilisez notre plateforme. Ainsi, vous pouvez conserver les documents de vos anciens employés de manière à respecter les réglementations de votre industrie. Certains corps réglementaires requièrent la préservation de dossiers d’employés jusqu’à 36 mois après leur cessation d’emploi. Bien que cela puisse vous poser des problèmes de gestion de données, NabuPro facilite la gestion de la conformité en ce qui a trait aux documents de vos employés.