Logiciel d’audit de conformité: Le guide ultime

Introduction

En tant que gestionnaires, nous cherchons toujours à simplifier nos processus, à rendre notre travail plus facile et à assurer la sécurité de nos entreprises. À cet égard, un logiciel d’audit de conformité est l’un des meilleurs investissements que l’on puisse faire.

Dans cet article, nous abordons les différentes caractéristiques des logiciels d’audit de conformité ainsi que la manière de choisir le logiciel qui convient à votre organisation. Les logiciels d’audit de conformité ne manquent pas et il peut s’avérer difficile de décider lequel est le mieux adapté à vos besoins.

À la fin de cet article, vous aurez non seulement une meilleure compréhension des logiciels d’audit de conformité, mais vous serez également en mesure de prendre une décision éclairée quant au programme qui vous convient le mieux.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’audit de conformité?

Vous êtes novice en matière de conformité et vous avez besoin de vous rattraper ?

Les logiciels d’audit de conformité sont des outils utilisés par les responsables de la conformité dans le but de centraliser les informations nécessaires au programme de conformité. Avant de se soumettre à l’audit externe de conformité, les responsables de la conformité utilisent ces logiciels pour créer des rapports qui identifient les domaines de non-conformité et recommandent des plans d’action correctifs.

Le logiciel de gestion de la conformité est utilisé pour évaluer et surveiller la conformité avec les :

• politiques internes
• politiques externes
• normes industrielles
• formation des employés
• accréditations des employés

Plus généralement, les logiciels de conformité «s’intègrent à la stratégie de gestion des risques de conformité d’une organisation». Aujourd’hui, de nombreux types de logiciels d’audit de conformité sont disponibles sur le marché. Parmi les caractéristiques communes s’y trouvent:

• la possibilité d’y suivre les changements dans le temps,
• de générer des rapports personnalisables,
• et de s’intégrer à d’autres applications d’entreprise telles que les systèmes ERP.

Lorsque vous choisissez une solution d’audit de conformité pour votre organisation, il est important de prendre en compte vos besoins et exigences spécifiques.

Quels sont les avantages du logiciel d’audit de conformité?

Les logiciels d’audit de conformité permettent de sauver temps et argent. Si vous avez déjà géré la conformité d’une entreprise, vous savez à quel point le processus d’audit est complexe et que les audits réglementaires externes peuvent causer des maux de tête majeurs.

La gestion d’une entreprise est déjà assez difficile ; maintenir la conformité réglementaire rend la tâche encore plus ardue. Cependant, vous ne pouvez pas vous permettre une amende ou une condamnation due à un manque de conformité.

La solution consiste ainsi à surveiller vos processus d’entreprise et à le faire de la manière la plus simple possible. C’est là où les logiciels d’audit de conformité s’avèrent les plus utiles. Un logiciel d’audit de conformité vous permet de :

• formaliser et partager les objectifs stratégiques nécessaires afin d’assurer la conformité
• énumérer et répartir les tâches, les rôles et les responsabilités en matière de conformité
• automatiser les flux de travail pour garantir la réactivité et la conformité en temps voulu
• créer un processus de supervision interne à travers lequel la conformité des employés est contrôlée
• assigner des tâches aux employés, à la direction et au leadership
• créer des processus de gestion des risques pour la direction et les cadres
• effectuer des évaluations des risques à partir des données recueillies
• centraliser les politiques internes, les réglementations externes et les normes industrielles
• effectuer un audit interne lorsque nécessaire afin de vérifier la conformité à tout moment
• créer une culture de travail saine qui valorise le respect de la conformité dans toute l’organisation
• trouver les racines des échecs de conformité et des processus non-conformes
• avoir une meilleure idée des étapes nécessaires afin de rester conforme et réussir des audits réguliers

Les logiciels d’audit de conformité permettent d’obtenir des résultats d’audits internes plus fiables. Ceci aide les organisations à éviter des pénalités, condamnations et toutes autres conséquences négatives punissant la non-conformité.

L’utilisation d’un logiciel d’audit de conformité améliore également la communication entre les différents départements d’une organisation puisque toutes les parties prenantes peuvent voir en temps réel l’avancement et les résultats d’un audit.

Que devez-vous rechercher dans un logiciel d’audit de conformité?

Lorsque vous recherchez un logiciel d’audit de conformité, gardez en tête ces caractéristiques importantes. Tout d’abord, le logiciel doit être facile à utiliser et à comprendre par tous les membres de votre entreprise.

Le logiciel doit également disposer d’une interface conviviale facilitant la saisie des données et la création de rapports. Le logiciel doit aussi être en mesure d’utiliser plusieurs types de données pour vous donner une image complète de l’état de conformité de votre organisation.

Dans l’ensemble, un logiciel d’audit de conformité doit accroître la sécurité de votre entreprise, réduire les risques globaux et vous apporter de la clarté. Lorsque vous examinez les différentes solutions logicielles d’audit de conformité, posez-vous les questions suivantes (ou posez-les au représentant des ventes) :

• Comment ce logiciel peut-il m’aider à clarifier les objectifs stratégiques pour le reste de l’entreprise ?
• Comment ce logiciel peut-il automatiser les flux de travail ? Lesquels ? Combien de temps pouvons-nous gagner ?
• Comment ce logiciel peut-il nous aider à centraliser et à partager les normes réglementaires avec le reste de l’équipe ?
• Comment ce logiciel peut-il nous aider à simplifier nos efforts d’évaluation des risques ?
• Comment ce logiciel peut-il centraliser nos exigences de conformité ?
• Comment ce logiciel peut-il nous aider dans la préparation de notre audit ?
• Est-il facile de réaliser des audits internes avec le logiciel ?
• Comment le logiciel nous aidera-t-il à atténuer les risques et quels risques?
• Combien de temps nos responsables qualité peuvent-ils gagner en utilisant ce logiciel ?
• Quelles sont les étapes à suivre pour effectuer des audits dans le logiciel ?
• Quels objectifs de conformité de notre entreprise pouvons-nous espérer atteindre avec le logiciel ?
• Quelles mesures de performance pouvons-nous améliorer grâce à ce logiciel ?
• Quelles tâches de mise en conformité allons-nous raccourcir ou éliminer grâce à ce logiciel ?

Enfin, le logiciel doit inclure des outils permettant de créer des plans d’action afin que vous puissiez traiter tous les domaines de non-conformité. En recherchant ces caractéristiques, vous vous assurez de trouver la solution d’audit de conformité adaptée à vos besoins.

Comment choisir le bon logiciel d’audit de conformité pour votre entreprise?

De multiples facteurs entrent en jeu lors du choix du logiciel d’audit de conformité adapté à votre entreprise. Entre autres, vous devez prendre en compte :

• le type d’entreprise que vous gérez
• la taille de votre entreprise
• le type d’environnement informatique de votre entreprise
• vos besoins spécifiques en matière de conformité

En outre, les différentes plates-formes logicielles d’audit de conformité offrent de nombreuses fonctionnalités et des options différentes. Il est donc important de comprendre quelles sont celles qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Voici le processus étape par étape :

Étape 1: Déterminez le type d’entreprise que vous avez

La première étape consiste à comprendre le type d’organisation que vous gérez. Il s’agit notamment de comprendre les types de réglementation associés à la classification spécifique de votre entreprise. Votre entreprise peut appartenir au secteur public ou privé, être commerciale ou sans but lucratif et être de propriété publique ou privée.

Les entreprises ont des réglementations différentes et certains types de logiciels d’audit ne s’adressent qu’à des types d’entreprises spécifiques. Connaître ces informations dès le départ vous assurera de gagner du temps en vous permettant d’identifier plus rapidement les produits adaptés pendant votre phase de recherche.

Étape 2: Considérez la taille de votre entreprise

La seconde étape consiste à prendre en compte est la taille de votre entreprise. Les petites entreprises n’ont pas besoin d’un système d’audit aussi robuste que les grandes. Par exemple, une grande entreprise aura probablement plus d’employés et de sites, ce qui rendra la tâche de suivi des données et de compilation des rapports beaucoup plus difficile.

En revanche, une entreprise plus petite, avec moins de personnel, peut être plus à même de gérer manuellement certains processus. Les systèmes automatisés ont tendance à mieux fonctionner pour les grandes entreprises, car ils peuvent gérer des volumes de données plus importants avec une plus grande précision.

Étape 3: Choisissez un logiciel doté de fonctionnalités utiles qui répondent à tous vos besoins

Les audits de conformité ne sont pas tous identiques. Certains ne se concentrent que sur les documents financiers tandis que d’autres comportent des contrôles de sécurité environnementale ainsi que des audits externes des normes industrielles et des opérations commerciales.

Avant de prendre une décision finale, assurez-vous que le logiciel d’audit de conformité choisi répond aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous qu’il possède non seulement toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, mais aussi que vous ne payez pas pour des fonctionnalités dont votre entreprise n’aura pas besoin.

Comment tirer le meilleur parti d’un logiciel d’audit de conformité

Lorsque vous choisissez un logiciel d’audit de conformité, votre tâche consiste non seulement à assurer la conformité, mais aussi à aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de son investissement.

Voici trois conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel d’audit de conformité :

1. Utilisez-le pour créer des listes de contrôle de ce qui doit être fait pour se conformer à chaque règlement. Vous aurez ainsi la garantie que rien ne sera oublié et que tous les responsables sauront quoi faire.
2. Tenez-vous au courant des changements qui surviennent dans le paysage réglementaire. De cette façon, vous pouvez adapter vos processus en conséquence sans prendre du retard. Chez Nabu Pro, nous offrons ce service avec notre logiciel d’audit de conformité.
3. Utilisez les fonctions de rapport pour générer des rapports périodiques sur le statut de conformité de votre entreprise. Ces rapports peuvent être utilisés à l’interne à des fins de contrôle ou être partagés avec les clients ou les investisseurs pour leur montrer que vous prenez la conformité au sérieux.

Dans l’ensemble, la façon la plus efficace de tirer le meilleur parti de votre logiciel d’audit de conformité est de choisir le produit d’une société qui valorise réellement la réussite de ses clients. La philosophie «Service-with-a-Software» de Nabu Pro en est un excellent exemple. Notre logiciel est accompagné d’un service à la clientèle exceptionnel et d’une installation faite avec vous pour vous éviter le fardeau initial.

Une autre façon de tirer le meilleur parti de votre logiciel d’audit de conformité est d’adopter les meilleures pratiques d’audit de conformité tout en utilisant votre logiciel.

Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels d’audit?

Vous ne trouverez jamais deux solutions logicielles d’audit de conformité identiques. Cependant, la plupart d’entre elles contiennent au minimum certaines des caractéristiques suivantes.

Recherchez ces caractéristiques dans le logiciel d’audit de conformité que vous choisissez car elles seront certainement pertinentes pour votre entreprise et votre secteur.

1. Base de données réglementaires: Une base de données actualisée des réglementations, lois et normes relatives à une industrie ou une organisation spécifique.
2. Gestion des politiques: Capacité à créer, gérer et appliquer des politiques et procédures de conformité.
3. Évaluation des risques: Capacité à évaluer et à identifier les risques de conformité et les violations.
4. Suivi de la conformité: Capacité à suivre et à surveiller la conformité aux règlements, lois et normes, et à générer des rapports sur le statut de conformité.
5. Génération de rapports: Possibilité de générer des rapports personnalisés sur l’état de la conformité et les résultats, y compris des recommandations pour y remédier.
6. Collaboration et communication: Des outils pour favoriser la collaboration entre les membres de l’équipe de conformité, les parties prenantes et la direction, notamment la gestion des tâches, le partage des documents et la communication.
7. Alertes et notifications: Possibilité de recevoir des alertes et des notifications lorsque des violations potentielles de la conformité ou des risques sont détectés.

Ces caractéristiques constituent une bonne base de référence de ce que vous devriez rechercher dans un logiciel d’audit de conformité.

10 meilleurs logiciels d’audit de conformité

Pour commencer votre recherche d’un logiciel d’audit de conformité, voici 10 options que vous pouvez envisager (autres que Nabu Pro et sans ordre particulier). Notez que la meilleure solution dépend de chaque organisation et de ses exigences spécifiques. En plus de consulter cette liste, effectuez vos propres recherches.

1. AuditBoard
2. RSA Archer
3. Onspring
4. NAVEX Global
5. Riskonnect
6. MetricStream
7. Qualys Policy Compliance
8. AdAuditPlus
9. ProcessUnity
10. MasterControl
11. VComply
12. LexComply

Si vous souhaitez découvrir les 5 meilleures options, lisez cet article.

Des solutions d’audit de conformité qui satisfont les auditeurs et garantissent la sécurité de l’entreprise

Quelle que soit la solution que vous finissez par utiliser, assurez-vous qu’elle satisfait les auditeurs et assure la sécurité de l’entreprise. Pour ce faire, une solution d’audit de conformité doit présenter les caractéristiques suivantes :

1. Sécurité robuste: La solution doit être dotée de solides mesures de sécurité pour protéger les données confidentielles et empêcher tout accès non autorisé.
2. Automatisation: La solution doit automatiser les tâches manuelles et répétitives, telles que la collecte et l’analyse des données, afin d’accroître l’efficacité et de réduire les erreurs.
3. Personnalisation: La solution doit offrir des options de personnalisation pour répondre aux besoins et exigences spécifiques de l’organisation, y compris les exigences de conformité réglementaire
4. Suivi des audits: La solution doit fournir une visibilité en temps réel du processus d’audit, y compris le statut de chaque tâche d’audit et les résultats de chaque test.
5. Gestion des preuves: La solution doit fournir une méthode sécurisée et organisée pour le stockage et la récupération des preuves, telles que les documents, les captures d’écran et autres artefacts d’audit.

6. Rapports et analyses: La solution doit fournir des capacités complètes de communication de données et d’analyse, y compris la possibilité de générer des rapports d’audit et des analyses de tendances.
7. Collaboration: La solution doit permettre la collaboration entre les auditeurs, la direction et les autres parties prenantes, afin de faciliter une communication et une prise de décisions efficaces.
8. Évolutivité: La solution doit être évolutive pour s’adapter à la croissance et à l’évolution des besoins et prendre en charge plusieurs audits et sites.

Les étapes du cycle de vie de l’audit

N’oubliez pas que votre solution d’audit de conformité est un outil qui vous aide à mener à bien le processus d’audit plus rapidement et plus efficacement. Assurez-vous que votre logiciel d’audit de conformité vous aide à faciliter ces étapes du cycle de vie de l’audit.

Les étapes du cycle de vie de l’audit comprennent généralement :

Étape 1: Planification

Définir la portée et les objectifs de l’audit, identifier les ressources nécessaires et déterminer les risques et les domaines d’intérêt.

Étape 2: Préparation

Rassembler les données et les informations pertinentes, élaborer les listes de contrôle ainsi que les procédures de test de l’audit et préparer l’équipe d’audit.

Étape 3: Travail sur le terrain

Effectuer des visites sur place, recueillir des preuves et documenter les résultats.

Étape 4: Analyse

Évaluer les preuves et les données recueillies, identifier les problèmes ou les risques et déterminer le niveau de conformité.

Étape 5: Rapports

Préparer un rapport écrit qui résume les conclusions, les recommandations et les réponses de la direction.

Étape 6: Suivi

Suivre la mise en œuvre des recommandations et évaluer l’efficacité des actions correctives.

Étape 7: Clôture

Documenter les conclusions finales de l’audit et s’assurer que le dossier d’audit est complet et correctement conservé.

(Remarque : les étapes spécifiques et leur séquence peuvent varier en fonction du type d’audit, de la taille et de la complexité de l’organisation, et des exigences réglementaires).

Conclusion

Vous savez déjà que les logiciels d’audit de conformité sont importants. Mais il est encore plus important de trouver celui qui vous convient. Le bon logiciel vous aidera à économiser du temps et de l’argent, tout en garantissant que votre entreprise reste parfaitement conforme.

Grâce à ce guide, vous avez maintenant une bonne idée de ce qu’il faut rechercher dans une solution logicielle d’audit de conformité. Nous avons présenté ce qu’est un logiciel d’audit de conformité, les avantages qu’il peut apporter à votre entreprise et certaines des caractéristiques principales à rechercher lors du choix d’une solution. Nous avons également fourni une liste de caractéristiques à rechercher ainsi que des options à prendre en compte. À présent, vous devriez être en mesure de prendre une décision éclairée sur le choix du logiciel à acheter.

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