Introduction
La conformité est un aspect important de nos entreprises. C’est ce qui nous empêche d’avoir des problèmes juridiques. Il ne suffit pas d’avoir des politiques en place, il faut aussi les mettre à jour et les appliquer en permanence. En conséquence, il existe toutes sortes de solutions pour assurer le suivi de la conformité. Mais ces solutions sont souvent dangereuses. Pourquoi? Parce qu’elles rendent la conformité trop complexe et nous rendent vulnérables.
L’une des meilleures façons de mettre votre entreprise à l’abri des problèmes juridiques est d’éliminer les applications logicielles inutiles pour la gestion de la conformité. Le résultat? Des ordinateurs de bureau désencombrés, des dirigeants et des gestionnaires moins stressés, et un processus plus rationnel! Dans cet article, nous allons voir comment vous pouvez rationaliser votre processus de gestion de la conformité en éliminant les applications logicielles inutiles.
Étape 1: Identifier les exigences légales
La première étape, et la plus importante, pour éliminer les applications logicielles inutiles consiste à faire l’inventaire de vos exigences légales.
Vous devez vous poser plusieurs questions au cours de ce processus:
- Quelles procédures de conformité devez-vous suivre?
- Quelles preuves devez-vous présenter lors de l’audit de conformité?
- Qui sont les personnes qui «cochent les cases» dans le processus?
- Où sont stockées les informations et les données?
Voici, par exemple, les exigences légales les plus courantes:
- Réglementation gouvernementale dans votre pays ou dans le pays étranger dans lequel vous exercez vos activités.
- Normes exigées par un client, qui peuvent être imposées par contrat, ou les meilleures pratiques.
- Nouvelles procédures établies par votre système de gestion de la sûreté ou de la sécurité.
- Exigences afin d’obtenir ou de maintenir des certifications d’organismes reconnus dans votre domaine d’activités.
Une fois que vous avez fait le point sur vos exigences légales, vous pouvez commencer à évaluer la pertinence de vos applications logicielles actuelles pour la gestion de la conformité.
Étape 2: Évaluer les applications logicielles actuelles pour la gestion de la conformité
Vous utilisez probablement plusieurs applications logicielles pour la gestion de la conformité. Vous avez peut-être même des processus plus anciens, comme le stockage de documents physiques. Vous devez évaluer si ces applications et processus sont efficaces.
Posez-vous les questions suivantes sur vos applications et processus:
- Cette application/ce processus répond-il à plus d’un usage?
- Cette application/ce processus a-t-il été mis en place pour résoudre un problème immédiat à l’époque?
- Pourrions-nous fonctionner sans cette application/ce processus à l’avenir?
- Cette application/ce processus peut-il faire plus que ce qu’il fait actuellement?
Pour disposer d’un processus de gestion de la conformité durable, vous devez faire preuve de réflexion et de logique quant à vos applications et processus.
Parfois, nous mettons en place des applications ou des processus parce que nous en avons un besoin impérieux sur le moment. Mais cela se traduit souvent par de mauvais achats et une complication excessive de notre processus. Une fois que vous vous êtes posé des questions critiques, vous devez envisager des alternatives.
Étape 3: Considérez Nabu Pro comme votre application tout-en-un pour la gestion de conformité
Nabu Pro est une société de système de gestion de la conformité basée à Montréal, au Québec. Nous offrons une plateforme tout-en-un de gouvernance, de risque et de conformité pour les entreprises dans les industries hautement réglementées.
Dans un paysage où la gestion de la conformité est désordonnée et chaotique, Nabu Pro met à profit les avantages de la centralisation et de l’automatisation. Nous avons construit une plateforme qui comprend un logiciel de gestion de documents (DMS), un logiciel de gestion de la communication (CMS) et un logiciel de gestion de l’apprentissage (LMS).
Nabu Pro offre des fonctionnalités telles que:
- La centralisation de vos documents;
- Alertes et notifications automatiques pour les superviseurs et employés;
- S’adapte facilement à vos exigences réglementaires en matière de formation, de suivi des documents et de la communication;
- Ne nécessite presque aucun temps pour former vos employés;
- Service avec un logiciel, qui vous permet d’obtenir une assistance pour toutes les fonctionnalités intégrées.
L’objectif de Nabu Pro est de faire du processus d’audit de conformité une routine, et non un problème. Pour y parvenir, le processus de gestion de la conformité doit être rationalisé pour se concentrer sur le respect des exigences légales aussi facilement et rapidement que possible. C’est ce que Nabu Pro offre avec sa plateforme simple, basée sur le Web.
