Introduction
Dans le monde des entreprises réglementées, un simple mémo peut tout changer. Que ce soit un changement de processus à l’interne, un changement de politique ou encore des ajustements, les mémos peuvent faire la différence entre le succès ou l’échec d’un audit de conformité.
Étant donné leur importance, il est impératif de veiller à ce que tous les partis concernés aient lu les mémos, et ce, dans des délais appropriés. Malheureusement, les canaux de communication et de partage de documents pour plusieurs entreprises sont désuets et posent des risques majeurs pour leur conformité.
Nabu Pro offre une solution tout-en-un pour la gestion de vos communications à l’intérieur de votre entreprise. L’une des fonctionnalités les plus avantageuses de la plateforme est l’automatisation du suivi des mémos, ce qui permet d’assurer la conformité du personnel en tout temps.
Cet article vous détaille la façon d’utiliser cette fonctionnalité afin de sauver du temps et de réduire le stress qui vient avec la gestion des suivis des mémos.
Section Mémos de Nabu Pro
Depuis le tableau de bord de Nabu Pro, vous pouvez accéder à la section Mémos:
Afin d’éviter toute confusion, Nabu Pro sépare les mémos en deux catégories:
- Actifs
- En vigueur
Créer un mémo à distribuer dans Nabu Pro
Nabu Pro vous permet de créer un mémo à même sa plateforme. De ce fait, vous centralisez vos communications et vous simplifiez la vie de tous les utilisateurs concernés.
Le système de création de mémos de Nabu Pro inclut toutes les informations nécessaires à une gestion simple et rapide:
- Titre
- Numéro du mémo
- Entrée en vigueur
- Statut urgent
- Contenu
- Pièces jointes
- Questions de validation
Faire le suivi de vos mémos dans Nabu Pro et comptabiliser
Nabu Pro vous permet de visualiser vos mémos actifs de manière à ce que toutes vos données soient claires et faciles d’accès. Vous pouvez visionner vos mémos actifs et ceux en vigueur selon les ordres croissants ou décroissants suivants:
- Le numéro du mémo,
- Le titre du mémo,
- Le statut (lu par tous),
- La date d’entrée en vigueur.
Grâce à ces options de visualisation, vous pouvez facilement repérer les mémos qui rendent votre entreprise non conforme et ainsi remédier à la situation plus rapidement. Vous pouvez accéder aux renseignements spécifiques de chaque mémo. En plus de ces informations, vous pourrez voir le statut de chaque utilisateur concerné et vous pouvez indiquer le statut « non lu » pour ceux-ci.
Ainsi, vous pouvez comptabiliser le nombre d’utilisateurs ayant lu et ayant signé le mémo. Vous pouvez aussi rapidement prendre connaissance des utilisateurs non conformes afin de remédier rapidement à la situation avant un audit de conformité.
Preuves (synchronisées et centralisées)
L’un des plus grands bénéfices de la plateforme Nabu Pro en ce qui a trait au mémo est la synchronisation et la centralisation des preuves. Contrairement aux méthodes archaïques utilisant papier et signatures à la main, Nabu Pro permet de garder tous les mémos et toutes les signatures à un seul endroit. Vous n’aurez plus d’inquiétudes avant un audit de conformité et vous n’aurez qu’à lever le petit doigt pour trouver l’information pertinente.
La plateforme Nabu Pro a été conçue afin de réduire le temps normalement utilisé dans la gestion des processus de conformité. Les entreprises réglementées, bien que responsables du respect des diverses réglementations, ne devraient pas passer plus de temps que nécessaire à la gestion des processus de conformité. Nabu Pro est le partenaire idéal pour optimiser votre entreprise et votre temps.
