Introduction
La conformité du personnel est un enjeu crucial dans les entreprises réglementées. Les cadres responsables des activités de conformité doivent surveiller et documenter les processus organisationnels à tous les niveaux afin de s’assurer que le personnel est bien informé des diverses réglementations, en particulier pour rester conforme en cas d’audit.
Imaginez un scénario dans lequel un audit révèle des lacunes dans la documentation relative à la conformité des employés, entraînant de lourdes amendes et une atteinte à la réputation… C’est une réalité pour de nombreuses entreprises qui utilisent des solutions de gestion obsolètes!
Nabu Pro offre une solution efficace pour la gestion de toutes vos communications, vos formations pour vos employés et leur dossier. Notre plateforme tout-en-un vous permet de réduire le nombre de logiciels et de canaux de communications que vous utilisez, minimisant ainsi le temps consacré aux suivis et le risque de perte de données.
Le parcours de conformité avec Nabu Pro
À partir du moment où un employé est embauché, un éventail de documents à lire et de formations à faire sont obligatoires afin d’assurer une conformité complète. Qui dit documents et formations dit courriels, dossiers et suivis. Dans bien des cas, cette gestion coûte cher en temps et en énergie, surtout lorsqu’on utilise des solutions de gestion désuètes.
Ceci étant dit, le fardeau des cadres ne s’allège pas; Tout au long de leur mandat, les employés doivent rester conformes. Même au-delà d’une cessation d’emploi, les entreprises réglementées doivent conserver les dossiers et les documents reliés à leurs anciens employés, parfois jusqu’à 36 mois.
Nabu Pro rationalise ce processus, offrant une expérience fluide de l’embauche à la cessation d’emploi et au-delà.
Comment créer un document dans Nabu Pro
Dès l’embauche d’un employé, vous devez recueillir certains documents afin d’assurer la conformité de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises se doivent de recueillir le permis de conduire et le passeport de leurs employés afin d’être conformes. Nabu Pro vous permet de créer des documents aisément pour recueillir les informations nécessaires à propos de vos employés.
Guide étape-par-étape:
1. Créer un document:
Lors de la création d’un document, Nabu Pro collecte les informations suivantes :
- Titre du document
- Expiration initiale
- Période de validité du document
- Paramètres de disponibilité et d’expiration imminente
Vous pouvez également ajouter des prérequis, ceux-ci consistent en d’autres documents ou formations dans votre plateforme Nabu Pro. Ainsi, vous assignez automatiquement cet employé à d’autres formations et documents sans avoir à naviguer manuellement la liste de documents.
Finalement, vous pouvez également ajouter des consignes pour les utilisateurs, des commentaires et des pièces jointes en formats PDF ou JPG. Ce genre de petits détails peut sauver énormément de temps au bout du compte!
2. Assigner les groupes:
Puisque nous travaillons avec de grandes entreprises, certaines d’entre elles sont composées d’un grand nombre de départements, vous pouvez donc assigner le document à un ou plusieurs groupes. Nous cherchons toujours à optimiser notre plateforme et à faire sauver du temps à nos clients; ainsi, nous avons inclus des sélections rapides afin de sélectionner et d’effacer les items visibles ou invisibles.
3. Assigner les utilisateurs:
Pour la dernière étape, Nabu Pro vous demande d’assigner le document aux employés concernés afin qu’ils soient notifiés et qu’ils reçoivent des suivis automatiques par courriel. Si vous gérez une très grande entreprise, vous apprécierez notre option permettant de filtrer vos employés par nom ou par département. Assurer la conformité du personnel n’aura jamais été aussi simple!
S’assurer que les documents sont remplis et conformes
Chez Nabu Pro, nous croyons fermement que la simplicité est la sophistication suprême et cette croyance nous guide dans le design de notre plateforme. Notre interface conviviale facilite le suivi de la conformité.
Notre système de code couleur vous indique clairement le nombre d’employés pour chaque statut:
- Vert: Complété
- Jaune: Expire bientôt
- Rouge: Expiré
De plus, en cliquant sur le nom d’un employé, vous aurez accès à toutes les informations relatives à ses soumissions et pourrez également télécharger les pièces jointes ajoutées par l’employé.
Garder vos documents ordonnés au-delà la cessation d’emploi
L’avantage que vous offre Nabu Pro est de ne plus avoir d’inquiétudes face à la gestion des données et des documents de vos employés. Vos documents sont stockés en toute sécurité sur nos serveurs, et ce, tant et aussi longtemps que vous utilisez notre plateforme. Cela garantit la conformité avec les réglementations sectorielles, même pour les anciens employés.
En effet, certains corps réglementaires requièrent la préservation de dossiers d’employés jusqu’à 36 mois après leur cessation d’emploi. Bien que cela puisse vous poser des problèmes de gestion de données, Nabu Pro simplifie ce processus en gérant efficacement vos documents.
Rejoignez la révolution en conformité avec Nabu Pro
Centralisez votre documentation avec Nabu Pro dès aujourd’hui! Faites l’expérience de la facilité et de l’efficacité de notre plateforme, assurant que vos employés restent en conformité de l’embauche à la cessation d’emploi et au-delà.
