Introduction
Lorsque vous dirigez une entreprise hautement réglementée, la conformité peut rapidement devenir un cauchemar. Différents départements. Différents rôles. Différentes exigences de conformité. Comment garder la trace de tout et s’assurer que tout le monde répond à ses exigences avant votre prochain audit de conformité?
Nabu Pro est un outil de conformité réglementaire tout-en-un qui vous aide à partager des documents, des mémos et des formations en un seul endroit. Ce faisant, Nabu Pro vous aide à simplifier la préparation de votre audit de conformité et vous fait sauver du temps et de l’argent!
Deux de nos fonctionnalités les plus puissantes sont l’automatisation et les groupes. Alors que l’automatisation vous aide à décrocher les mains du volant, les groupes vous aident à organiser et à composer l’effet de votre automatisation. Lorsque vous utilisez Nabu Pro, suivez ces trois étapes pour automatiser et regrouper vos documents afin que votre processus de conformité réglementaire puisse continuer à fonctionner avec un minimum d’effort de votre part!
1. Regroupez vos employés et votre personnel
Avant toute chose, réfléchissez aux différents départements et postes de votre entreprise et à la manière dont ils peuvent avoir besoin de partager certains documents, mémos et matériels de formation. Il existe différentes façons de regrouper les employés et le personnel:
- Département
- Poste
- Projet
- Équipement
- Emplacement
- Tâche
- Qualification
N’oubliez pas que les membres du groupe partageront le contenu. Par exemple, si vous créez un groupe pour toutes les personnes impliquées dans un projet spécifique, elles seront affectées à toutes les formations et mémos. Cela dit, vous pouvez définir des paramètres spéciaux et attribuer certains contenus à certains membres.
Les groupes sont parfaits pour combiner différents supports de formation qui mènent à un titre de compétence. Par exemple, si les employés doivent suivre 5 formations différentes pour utiliser un certain équipement, vous pouvez créer un groupe pour cet équipement.
2. Ajoutez et automatisez les documents, les mémos et les supports de formation
Une fois que vos groupes sont en place, vous pouvez ajouter et automatiser le contenu qui sera distribué à ces groupes. Nabu Pro vous permet de télécharger facilement tous vos documents, matériels de formation et mémos sur sa plateforme en ligne avec différents paramètres.
Lorsque vous téléchargez un document ou une formation, Nabu Pro vous demande de saisir une date d’expiration initiale et une période de validité. Ces deux paramètres déclencheront des rappels automatiques, envoyés directement aux courriels de vos utilisateurs. De cette façon, vous n’avez pas besoin de courir après vos employés; Nabu Pro s’en occupe!
Lorsque vous ajoutez du matériel de formation à Nabu Pro, il vous sera également demandé d’ajouter:
- Prérequis
- Score minimum requis
- Instructions
- Commentaires
Une fois que vous avez ajouté et configuré vos matériels, vous pouvez toujours revenir, les modifier et ajuster les paramètres. Par exemple, vous pouvez changer la date d’expiration initiale ou la période de validité. Vous pouvez également modifier le contenu de la formation.
L’étape suivante consiste à assigner votre document, formation ou mémo à un groupe. Sélectionnez tous les groupes qui s’appliquent afin de lier ces groupes au document. Vous pouvez également accorder l’accès à des utilisateurs individuels.
3. Ajoutez des utilisateurs et remplissez vos groupes
À présent, vos groupes sont en place, tout comme vos documents, vos mémos et vos supports de formation. Si vous n’avez pas encore tous vos utilisateurs dans Nabu Pro, c’est le moment de les ajouter. Dans la section Utilisateurs, Nabu Pro vous permet d’ajouter des utilisateurs individuels.
Pour ajouter des utilisateurs, Nabu Pro vous demande :
- Type de licence: Communication ou Contrôle
- Nom et email
- Numéro d’employé
- Date de début/d’embauche
- Date de fin/départ
Nabu Pro vous demandera également d’ajouter votre utilisateur à tout groupe auquel il appartient. Vous pouvez alors facilement accorder à l’utilisateur l’accès aux formations et aux mémos individuels en filtrant les ressources en fonction des groupes qui lui sont attribués. Enfin, Nabu Pro vous demande de fixer un délai initial avant lequel l’utilisateur devra avoir terminé tous les éléments.
Vous pouvez toujours ajouter de nouveaux utilisateurs aux groupes plus tard dans la section Utilisateurs. Il suffit de cliquer sur l’utilisateur et, dans les options de la page, cliquez sur « Assigner des groupes ». Si vous devez modifier votre groupe, rendez-vous dans la section Groupes.
Prêt à simplifier votre conformité réglementaire?
Après avoir suivi ces trois étapes, vous avez officiellement simplifié votre conformité réglementaire et facilité la réussite des audits de conformité de votre entreprise. Prêt à voir comment Nabu Pro va vous faciliter la vie? Réservez une démonstration aujourd’hui !
